Antes de escribir sobre los procesos de la empresa, primero debemos tener claro que la eficiencia de la empresa se basa en el mejor uso posible de todos los recursos disponibles. Puede sonar bastante básico, pero mejorar la eficiencia de sus procesos puede tener efectos de gran alcance en una empresa, incluyendo la reducción de costos por medio de una planificación de horarios dentro de las herramientas de UKG.
Me gustaría empezar con una frase que se explica por sí sola:
“Un proceso bien establecido brinda a la empresa grandes resultados de productividad, eficiencia y por ende el propio éxito de ésta”
La frase anterior nos lleva a dos cosas: 1.- El trabajo del día a día y 2.- El “know-how” el saber cómo se hacen las cosas y la experiencia que tienes.
Con el trabajo que haces día tras día, irás adquiriendo experiencia y acumulando conocimientos que mejoraran los procesos internos y no necesitas ser director para mejorar los procesos de la empresa donde trabajas; Cuando tengas el conocimiento y la experiencia en tu trabajo, bájalo al papel o modifica el proceso, con esto estarás puliendo y mejorando los procesos.
Por otro lado, el know-how o “saber hacer” hace referencia a la forma en que tu trabajo impacta a la empresa. Lo más habitual es que el know-how sea el fruto de la experiencia.
Como un segundo punto, necesitas determinar lo que funciona y lo que no, esto lo puedes realizar con tus pares o con personas en otras áreas que tienen un impacto en tu proceso, durante reuniones informales en donde preguntar ¿Cuáles creen que son los beneficios y cuáles han sido los obstáculos? ¿Cuáles son los principales procesos? Nunca lo tomes personal, recuerda que es para mejorar.
Como tercer punto, establece algo que realmente puedas realizar y ponle fechas, porque una vez que hayas identificado los procesos que quieres mejorar, tienes que determinar en dónde vas a empezar, cuándo planeas terminar y dónde deseas acabar. Una vez que tengas esa línea de base, puedes establecer objetivos específicos sobre cómo esperas mejorar el proceso empresarial.
Deja claro qué es lo que vas a hacer, y por qué quieres mejorar un proceso. Así tendrás claridad en cuál será el resultado y la motivación detrás del esfuerzo que se va a realizar.
Estamos en un mundo digital, esto nos abre la puerta al cambio de muchos procesos y es por lo que la automatización es una piedra angular, ya que es una de las formas más rápidas y sencillas, no solo de aumentar la eficiencia de tus procesos, sino de hacer que cada proceso sea más atractivo y satisfactorio para el equipo. Según un informe de McKinsey sobre productividad y automatización*, “alrededor del 60% de todas las ocupaciones tienen al menos un 30% de actividades constitutivas que podrían automatizarse.”
Cuando llegues a este punto, ya habrás logrado identificar los procesos que quieres cambiar, con base a tu experiencia.
Ya recibiste el feedback de tus pares y otras áreas, estableciste que los cambios que vas a realizar son alcanzables y sabes qué partes del proceso vas a automatizar ¡Bien, ya casi lo logras! Solo falta un pequeño, pero muy importante paso: Tienes que poner en marcha los cambios y seguir recibiendo opiniones.
Una vez que se ha puesto en marcha, puede ser tentador pensar en “misión cumplida” y darse una palmadita en la espalda, por un trabajo bien hecho. Pero es importante, una vez que se instituye ese proceso, hacer saber a la gente que necesitas su opinión.
Un aspecto esencial de la gestión eficaz del cambio es dar prioridad a las personas. Por eso, parte de la modificación o creación de los procesos más eficaces, consiste en fomentar un entorno en el que las personas se sientan capacitadas para ofrecer opiniones sinceras.
Por último, para todo cambio o nuevo proceso, nunca se debe de tener el sentimiento que está “grabado en piedra”. Programa reuniones periódicas con las partes interesadas para obtener su opinión sobre cómo funciona, el proceso y qué se puede hacer para seguir mejorándolo y agilizándolo.
