Respondiendo a la Crisis de Energía Humana Gestionando Eficazmente el Cambio

Aunque siempre ha sido cierto que "la única constante es el cambio," en los últimos años han dado un nuevo significado a este viejo refrán.

Entre la pandemia, las innovaciones tecnológicas e incertidumbres económicas, nuestra experiencia dentro y fuera del lugar de trabajo está cambiando a un ritmo tan rápido, que puede resultad difícil seguir el ritmo. El estrés crónico del cambio y la incertidumbre han contribuido a generalizar el burnout y los problemas de salud mental, un fenómeno que mis colegas y yo llamamos "La Crisis de la Energía Humana."

Por otro lado, hemos visto que la mayoría de las empresas y responsables de RH han respondido admirablemente, realizando ajustes críticos sobre la marcha para garantizar la supervivencia de la empresa, al mismo tiempo que cuidaban lo mejor posible de las personas. Pero el cambio requiere una gestión. ¿Cómo conseguimos hacer cosas nuevas con el menor trastorno e impacto posible?

Hace poco viví un ejemplo increíble de gestión del cambio, bien ejecutada, mientras regresaba de Londres con mi esposa.

Al entrar al aeropuerto, documentamos nuestras maletas y pasamos al área de inspección. Me encontraba pensativo, reflexionando sobre el tiempo que habíamos pasado allí y lo importante que es pasar tiempo de calidad con tus seres queridos. A medida que nos acercábamos al control de seguridad, con solo unos momentos de sobra, mi mujer me mira y me dice "ay no." Esa nunca es una buena señal, especialmente en control de seguridad en un aeropuerto. Tras una breve discusión, me enteré que en Reino Unido hay que sacar todos los líquidos del equipaje de mano y meterlos en lo que parece una bolsa de sándwich gigante. Ok, no es gran cosa, pero todos nuestros líquidos estaban repartidos entras nuestras maletas y estamos en la fila de control de seguridad, donde el espacio es muy limitado. Estábamos por retrasar a más de 50 personas porque no se nos ocurrió consultar los requisitos para el equipaje de mano mientras hacíamos la maleta en el hotel. 

En un apuro y con nuestras cosas por todos lados, pensamos que habíamos metido todos nuestros líquidos en la bolsa gigante para sándwiches. Pero no fue así. Ahora, estamos al otro lado del control de seguridad, con nuestras maletas siendo revisadas una por una, fue un momento estresante. Ya que tuvimos autorización, mi energía se había agotado.

Pero pensándolo ahora, admiro lo eficientes que fueron los empleados de seguridad y lo bien que se comunicaban.  Alguien por el camino le enseñó a esos agentes de seguridad una gestión eficaz del cambio. Sabían exactamente cómo lidiar con una cantidad exorbitante de dinámicas y situaciones de personas en constante cambio. ¿Cómo lo hicieron? ¿Cómo se mantuvieron sin estrés y eficientes?

Así que, colaboré con mi colega y mentor del cambio, David Ross, para brindarles tres consejos prácticos a la hora de abordar el cambio en su organización. 

Respondiendo a la Crisis de Energía Humana Gestionando 
Eficazmente el Cambio 

Consejo 1: Trabajo en equipo

Sin importar el tamaño de la organización, el cambio requiere que más de una persona planifique, de seguimiento y ejecute. El cambio parte de una idea que se convierte en una iniciativa estratégica. Pequeño o grande, el cambio requiere personas que lo hagan realidad.

A menudo, cuando se inicia un cambio la gente antepone el qué al por qué. Creemos que debería ser al revés. Deberíamos abordar el cambio anteponiendo el por qué al qué. Este enfoque permite establecer expectativas claras sobre lo que está a punto de ocurrir en su organización. Es el pilar fundamental para sentar las bases de la creación de equipos.

Por ejemplo, eres un empleado y has oído que “se acerca una nueva iniciativa xyz, y esto es lo que va a cambiar.” ¿Cómo te hace sentir? ¿Respondes algo? En innumerables ocasiones, este enfoque acaba generando multitud de preguntas, como "¿Cómo me afectará esto? ¿Quién lo está liderando? ¿Es seguro mi trabajo?" y la lista continúa. 

Sería mejor si abordáramos el cambio inminente con un "estamos haciendo grandes cosas con la iniciativa xyz, aquí está la decisión detrás de por qué lo estamos haciendo, y necesitamos tu ayuda para hacerlo posible." ¿Ves la diferencia? Se basa en el concepto de negocio del bien común.

En el segundo enfoque, eliminamos el importante efecto que podría convertirse en "haz esto porque lo digo yo" todo porque la tendencia humana es simplemente preguntar "¿por qué?" Usando este segundo enfoque, establecemos expectativas claras dentro de la organización, generamos cierto entusiasmo y permitimos que nuestros empleados se sientan valorados como miembros de un equipo con un papel dentro del cambio en la organización para bien.

Consejo 2: Equipar a los líderes para que sean eficaces

Las empresas esperan mucho de los líderes. Llevan a cabo las funciones cotidianas, se aseguran que los empleados tengan lo que necesitan y mantienen el máximo rendimiento. Sin embargo, cuando se hace un cambio, he sido testigo en innumerables ocasiones de que nadie preparó a los líderes ni los equipó para ser eficaces. ¿Cómo cambiamos eso?

Usamos Prosci® en UKG. Recomiendan C-L-A-R-C. Es una metodología fácil de seguir e increíblemente eficaz. Estos son los pasos que los líderes pueden seguir para ayudar a su gente a superar cualquier tipo de cambio.

1. Comunicar – Hablar con tu gente. Y más importante, escuchar. Digan el POR QUÉ una y otra vez hasta que lo entiendan. ¿Cuál es la mejor manera de saber si lo "entendieron"? Pedirles que le digan a otra persona por qué la organización está haciendo el cambio. Si lo hacen, estarán empezando a aceptar el cambio.

2. Vínculo (liaison en inglés) – Los líderes son las personas más cercanas a su mayor activo: sus empleados. Los líderes pueden transmitir mensajes al promotor del cambio o al equipo del proyecto. ¿Quieren saber cómo van las cosas? Pregunte a los líderes.

3. Abogar – Los líderes abogan por y con sus empleados todos los días. Pídanles que aboguen por cambios organizativos importantes. Los líderes son cruciales para personalizar mensajes corporativos más amplios a las necesidades únicas de la audiencia. Conocen a su gente.

4. Resistencia – A nadie le gusta la resistencia, pero es normal y de esperarse cuando hay un cambio. Los líderes son clave para invertir la resistencia. A veces basta con volver a explicar el por qué. A veces, se trata de señalar el "cómo me beneficia a mi". A veces sólo quieren que se les escuche con simpatía. Empoderen a los líderes haciéndoles saber que no tienen por qué tener todas las respuestas. Están en primera línea de la resistencia y se darán cuenta mucho antes que el equipo ejecutivo.

5. Coach – ¡Sean el coach o entrenador! Cambiar nuestra forma de trabajar es difícil. Cuando no sabemos cómo hacer algo, buscamos orientación en el momento, y los líderes son la primera línea de apoyo. Ayúdenlos a comprender que el éxito del cambio nunca es un hecho aislado. Se necesita seguimiento y entrenamiento para que una persona llegue a ser buena en algo nuevo. Queremos que todos crucen la línea de meta, ¡y un buen coaching es una buena forma de mejorar nuestras posibilidades de éxito!

Consejo 3: Adoptar la tecnología

Una vez que se ha establecido el por qué y se han establecido los líderes para la ejecución, es momento de centrarse en el qué. La adopción de tecnología en este escenario es "qué hago, cuándo y cómo." Está directamente ligado al exceso de comunicación y a menudo se confunde con "los enviaremos a capacitación.”  Muchas veces hemos presenciado a alguien haciendo algo “mal” y la respuesta inmediata es, “necesitan más capacitación.”  En lugar de eso, debemos preparar y equipar a los empleados para que entiendan lo que se espera de ellos y cuál es su trabajo.

La tecnología puede ayudar a aprovechar la táctica de la sobrecomunicación para garantizar que, cuando se produce un cambio, no es la primera ni la segunda vez que oyen hablar de él. Sean específicos en sus herramientas de comunicación y tecnología sobre lo que quieren que adopten. Prepárenlos con excelentes mensajes en torno al qué. Me gusta colaborar con el departamento de marketing para ayudar a crear algunos de estos mensajes, que deberían ayudar a que los empleados se sientan abiertos y preparados para lo que está por suceder..

A veces ayuda dar un paso atrás y respirar

¿Cuándo fue la última vez que no tuvieron que cambiar algo durante un largo periodo de tiempo en su organización? Cuando aumenta el estrés en ti mismo, y en tu organización, da un paso atrás. Piensa. Respira.  Evalúa cómo puedes adaptarte y gestionar mejor el cambio, tanto personalmente como en el lugar de trabajo.

Gestionar la "Crisis de Energía Humana" empieza por gestionar tus propios niveles de estrés y buscar oportunidades para apoyar mejor al personal. Al aplicar estos tres consejos, te aseguramos que tendrás una transición más suave porque actuaste con un plan de gestión del cambio en marcha. 

Ah, por si te quedaste con la duda, no perdimos nuestro vuelo de regreso a casa desde Londres. Y la próxima vez que viajemos al extranjero, nos familiarizaremos con las normas de equipaje de mano antes de llegar al control de seguridad. Eso es planear para el cambio.