University of Illinois Hospital & Health Sciences System (UI Health), parte de la University of Illinois at Chicago (UIC), incluye un hospital de atención terciaria de 450 camas, 21 clínicas ambulatorias, instalaciones de centro de salud de 14 millas cuadradas y siete facultades de ciencias de la salud de UIC. UI Health está dedicada a la búsqueda de la equidad en la salud.
Desafíos
UI Health usó muchos sistemas, 80 tan solo en el hospital, para gestionar su fuerza laboral de 5,500 empleados. La organización tenía varios sistemas de gestión del tiempo y programación de horarios, y un sistema separado de administración de acumulaciones, ninguno de los cuales tenía un interfaz entre sí o con la solución principal de RR. HH. de la organización. Esta situación dificultaba el acceso a los gerentes de UI Health a los datos de la fuerza laboral para realizar una gestión eficaz y tomar decisiones informadas y oportunas.
Un análisis del flujo de trabajo reveló que los supervisores de enfermería y los enfermeros a cargo de las unidades dedicaban una cantidad de tiempo excesiva a programar los horarios del personal, una tarea que requiere mucho tiempo y que les impedía concentrarse en la atención al paciente y trabajar con otros enfermeros. El proceso también causaba errores en la programación de horarios y la nómina de pago.
"Reconocimos rápidamente que, si pudiéramos sumar a gente que fuera experta en dotación de personal, los supervisores de unidades no tendrían que hacer ese tipo de trabajo y podrían concentrarse en administrar el hospital y en más asuntos relacionados con la calidad," afirmó Osei Omoike, director de Informática de Enfermería y Sistemas de Información en UI Health.
La falta de previsiones y datos en tiempo real también dificultaba la alineación de las tareas del personal con la carga de trabajo de pacientes en toda la organización, lo que afectaba los costos laborales y el compromiso de los empleados. Además, el personal no podía ver sus registros de horas hasta que recibieran sus cheques de pago, lo que afectaba su compromiso.
Soluciones
A fin de aprovechar las ventajas de usar una única solución integral, UI Health implementó las soluciones de programación de horarios y gestión del tiempo de UKG®, que se comunicaban con los sistemas principales de RR. HH. de la organización. UI Health primero implementó la solución avanzada de programación de horarios en todas las unidades de enfermería para pacientes hospitalizados y, luego, en los departamentos de terapia respiratoria y admisión, dejando planificadas otras implementaciones.
"Necesitábamos la capacidad de integrar la programación de horarios de nuestro personal con la gestión del tiempo, tener analíticos para permitir que nuestra administración de la fuerza laboral tuviera un enfoque de principios compartidos, y tener una solución que proporcionara programación de horarios básica y avanzada, administración de las ausencias y gestión del tiempo. Además, no resulta apropiado decir que la solución avanzada de programación de horarios UKG sirve tan solo para la programación de horarios de pacientes hospitalizados de atención aguda. Sabemos que es una solución para toda la empresa."
Sean Waite
director principal de Recursos Humanos
32 horas ahorradas mensualmente por las enfermeras encargadas que ya no cuadran los horarios de las unidades.
Los gerentes y los encargados de los horarios fueron los primeros en recibir capacitación en UKG a través de sesiones en persona y sesiones virtuales en directo. Los usuarios consideraron los vínculos de simulación en la capacitación muy útiles para entender el sistema y los nuevos flujos de trabajo. Además, se aumentó la adopción por parte de los usuarios mediante materiales de capacitación de UKG, un portal dedicado a información de la solución de UKG, tutorías con el gerente y capacitación de actualización.
Resultados
Rápido cumplimiento de las necesidades cambiantes de dotación de personal
Con la implementación de UKG Pro Workforce Management™, anteriormente conocida como UKG Dimensions, UI Health pudo estandarizar los procesos y flujos de trabajo para, luego, centralizar sus procesos de dotación de personal anteriormente no centralizados. La Oficina de Recursos de Enfermería ahora tiene visibilidad de todos los horarios del personal de enfermería y es responsable de equilibrar a diario los horarios de las unidades y de manejar los informes de ausencias. Ahora que los enfermeros a cargo ya no tienen que dedicar tiempo a estas tareas, se ahorran 32 horas cada mes.
"Es recomendable liberar a estos enfermeros, que son excelentes empleados clínicos, para concentrarse en la atención al paciente, sea ayudando con una atención de calidad o integrando a nuevas contrataciones," afirmó Omoike. "Pudimos centralizar la dotación de personal y los informes de ausencias con UKG."
Mediante la solución, los supervisores de unidades ahora cuentan con datos en tiempo real e informes al alcance de la mano, que los ayudan a alinear la dotación de personal con las cambiantes cargas de trabajo de los pacientes en cada unidad durante cada turno.
La oficina central de dotación de personal usa UKG para reasignar al personal en toda la organización y enfrentar el volumen variable de pacientes. Los gerentes de departamento también pueden ver los nombres del personal reasignado en los horarios actualizados de los departamentos.
Mayor productividad y mejor gestión de los costos laborales
"Con UKG, observamos una mayor participación del personal, reducciones en las solicitudes de ajuste de tiempo y gerentes que acceden directamente a los datos para administrar mejor a su personal," contó Waite. "Y para evitar el exceso y la falta de empleados, usamos el sistema avanzado de programación de horarios para mejorar nuestras operaciones."
Esto ha ayudado a UI Health a administrar mejor los costos laborales, incluido el tiempo extra y los suplementos salariales. Además, la solución ha ayudado a la organización a hacer un seguimiento de las horas y los datos diferenciales, gracias a la facilidad para extraer informes del sistema. La información de UKG también respaldó al departamento de relaciones laborales durante las negociaciones contractuales.
El Comité de Atención de Enfermería tiene un importante papel en la gobernanza de UI Health. Integrado por enfermeros del personal y representantes sindicales, el comité revisa los datos históricos y en tiempo real de dotación de personal y de los pacientes, comentarios de los empleados, recomendaciones de consultores y requisitos regulatorios relacionados con la fuerza laboral y resultados de calidad. El director de enfermería (CNO) realiza informes periódicos sobre el trabajo del comité al equipo ejecutivo sénior del hospital. Con ello se recalca el valor que le otorga la organización a la fuerza laboral y las decisiones que la afectan.
La funcionalidad móvil mejora el compromiso del personal y optimiza los procesos
Los miembros del personal disfrutan de usar la aplicación móvil de UKG para ver sus horarios y autoprogramar su horario, hacer intercambios de turnos, tomar turnos sin asignar, solicitar tiempo libre remunerado y ver sus hojas de horas antes de que las procesen para el pago de nómina. Estos son beneficios que están mejorando la satisfacción, el compromiso, la retención y la productividad del personal, así como el nivel de adopción de la solución.
"Que los empleados puedan usar sus teléfonos para ver sus horarios y autoprogramar su horario es muy importante para nosotros, porque así los gerentes tienen visibilidad de la información para gestionar mejor a su personal y obtienen acceso directo a sus analíticos", señala Katie Peters, subdirectora de Operaciones de RR. HH. de UI Health.
El valor agregado de la tecnología móvil quedó demostrado durante un programa piloto de asignación de turnos de dos semanas de duración con el equipo de dotación de personal complementario. Normalmente, los enfermeros a cargo y la oficina de dotación de personal dedican horas y horas a llamar a cientos de enfermeros para asignar los turnos no asignados.
"El programa piloto nos demostró la mejora en eficiencia, ya que no tenemos que llamar a nadie y basta con enviar un mensaje de texto a grupos grandes de personas que UKG identificó como posiblemente disponibles, con mayor probabilidad de que trabaje, y con las calificaciones apropiadas," afirma Lisa Potts, CNO adjunta de Operaciones de Enfermería e Informática de Enfermería de UI Health.
La tecnología móvil de UKG también respalda la estrategia de UI Health de proporcionar al personal una mayor visibilidad y acceso a la información en nuevos intervalos de horario de ocho semanas. Con las reglas de trabajo del contrato colectivo configuradas en UKG, los horarios se abren automáticamente para los grupos adecuados del personal en el orden correcto. Mediante sus dispositivos móviles, el personal puede inscribirse para turnos con semanas de anticipación, lo que les permite planificar mejor sus vidas.
Durante la pandemia de COVID-19, los empleados por horas que trabajaban de forma remota utilizaron la aplicación móvil para registrar su entrada y salida, algo que también benefició a los gerentes a la hora de administrar a estos empleados.
Mirar al futuro
A medida que UI Health busca expandir el uso de UKG en toda la organización, Peters expresó que la organización espera aumentar su uso de la funcionalidad móvil y promover una mayor transparencia.
"La transparencia significa mucho para nosotros," afirmó, observando la importancia que tiene en la creación de un ambiente de trabajo positivo que respalde la entrega de una atención al paciente de alta calidad.
