LECOM Aprovecha UKG Ready para Obtener Más Información y Agilizar los Procesos

Lake Erie College of Osteopathic Medicine (LECOM) es una escuela privada de postgrado de Medicina, Odontología y Farmacia con un campus principal en Erie, Pennsylvania, y otros campus en Greensburg, Pennsylvania; Elmira, Nueva York; y Bradenton, Florida. LECOM es la mayor facultad de Medicina del país y el único sistema de salud académico osteopático del país.

Desafíos

LECOM había estado usando hojas de horas en papel para controlar el tiempo de los empleados, pero se encontró con numerosos problemas. Los empleados, incluso los que trabajaban en el segundo o tercer turno, solían anotar su descanso por almuerzo todos los días entre las 12:00 y las 12:30 p. m., lo que era una contabilización incorrecta de su tiempo de descanso real.

Como parte de un sistema de atención de salud, LECOM se trasladó a la solución de información de ese sistema, pero no satisfacía adecuadamente las necesidades de gestión del tiempo de LECOM y otras necesidades de administración de la fuerza laboral, desde el seguimiento de la Ley de Licencias Médicas y Familiares (FMLA, Family and Medical Leave Act) hasta la facilidad para realizar auditorías de la información laboral.

Soluciones

Siguiendo la recomendación del proveedor de soluciones del sistema de atención de salud, LECOM implementó UKG Ready para satisfacer sus necesidades de administración de personal.

“Una de las razones por las que LECOM seleccionó la solución”, señala Aaron Susmarski, JD, director institucional de Recursos Humanos, coordinador de EEO y coordinador del Título IX en LECOM, “es que permitió a la organización implementar la solución de forma gradual mientras creaba la adopción de los empleados un grupo a la vez en cada turno.”

Añade que otra razón para elegir UKG Ready es su sencilla experiencia de usuario. También señala que la facilidad de uso y la escalabilidad de la solución fueron fundamentales cuando LECOM añadió la escuela de odontología con sus 400 empleados, algo que, según él, habría sido muy difícil sin una solución automatizada.

“Tomamos una cultura que era renuente al cambio y conseguimos que las personas cambiaran. Y ahora no sé cómo podríamos vivir sin él [UKG Ready].”

Aaron E. Susmarski, JD

director institucional de Recursos Humanos, coordinador de EEO y coordinador del Título IX

Resultados

Todos los empleados asalariados y por hora marcan la entrada con UKG Ready, y muchos lo hacen en sus computadoras. El personal asalariado exento, lo que incluye a los profesores, registran su entrada por razones de seguridad, por ejemplo, en caso de emergencia o cierre, para que los funcionarios sepan quién está en el campus. Aunque LECOM suele tener entre 900 y 1.000 empleados, durante la pandemia el número se redujo a unos 800 cuando los estudiantes estaban alejados y los estudiantes trabajadores no estaban en el campus dando clases particulares, trabajando en la biblioteca o realizando investigaciones.

Los médicos de LECOM, que visitan cualquiera de las 27 consultas médicas de la organización, y el resto del personal que se desplaza a diferentes centros y campus, pueden utilizar la aplicación móvil de la solución para marcar la entrada. Los empleados también pueden comprobar sus saldos de permisos de ausencia y solicitar tiempo libre remunerado utilizando la aplicación móvil o una computadora.

Poco después de la implantación de UKG Ready, Susmarski utilizó la solución para finalizar los estudios laborales. "UKG nos ha permitido hacer un mejor seguimiento de los empleados para asegurarnos de que las personas están haciendo el trabajo que se supone que deben hacer," indicó. "Nos permite ver las tendencias."

Señala que han estado mejor equipados para hacer un seguimiento de los casos de FMLA. También han podido ver a los miembros del personal que no marcaban la entrada, pero que cobraban grandes sueldos, y han podido determinar qué supervisores eran ineficientes a la hora de administrar a los empleados de acuerdo con las normas y políticas de la organización.

"También hemos podido gestionar mejor el tiempo extra remunerado," precisa. "Antes, no podíamos hacer un seguimiento, no podíamos entenderlo. Ahora, tenemos analíticos en tiempo real y podemos hacer un reporte de inmediato."

Afirma que la solución también los ayuda a educar a los empleados sobre las leyes laborales relativas al tiempo extra, así como a ver quién puede estar abusando de este. En junio, cuando los estudiantes no están en el campus, el tiempo extra del personal podría encender las alarmas y justificar una mayor investigación. La rotura de una tubería en verano podría dar lugar a la realización de tiempo extra por parte del personal de mantenimiento, pero un asistente administrativo tiene pocas razones para trabajar tiempo extra cuando no hay clases. "La solución nos ayuda a hacer un seguimiento de esto y entenderlo," agrega.

UKG Ready ha proporcionado información sobre el abuso de la regla de redondeo de cuartos de hora. Algunos empleados registran su entrada de manera consistente poco después de su hora de inicio, y la solución redondea hacia atrás. El ejecutivo señala que los datos sobre esta práctica pueden indicar qué empleados no están dedicados a su trabajo y podrían estar considerando la posibilidad de marcharse, o aquellos que tal vez estén experimentando otros problemas. Con esta información, los supervisores pueden abordar la retención y la rotación de personal individual antes de que se conviertan en problemas, o pueden prepararse para sustituir al personal que se marcha.

Durante una investigación del Departamento de Trabajo, LECOM utilizó su solución UKG Ready para proporcionar amplia información a los investigadores. Lo mismo ocurrió durante una investigación de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. "Es muy útil disponer de tantos datos," afirma Susmarski.

El fácil acceso a los datos ha sido una gran ventaja a la hora de realizar el seguimiento y los informes sobre el tiempo que los empleados dedican a los proyectos financiados con concesiones. LECOM recibe numerosas concesiones, entre ellas una de 7 millones de dólares durante la pandemia para realizar todas las pruebas de COVID-19 en el noroeste de Pennsylvania y capacitar al personal de las instalaciones en los procedimientos de prueba.

Los códigos de pago especiales permiten a LECOM hacer un seguimiento del tiempo que el personal dedica a concesiones específicas, así como del tiempo que trabaja en eventos especiales, como graduación, ceremonia de batas blancas y subasta de becas. Los horarios pueden ajustarse para que el personal que trabaja en eventos especiales no tenga que hacer tiempo extra.

La eficiencia obtenida con UKG Ready ha supuesto un importante ahorro de tiempo, lo que ha permitido a LECOM añadir empleados sin tener que añadir más personal de recursos humanos/nómina de pago. Cuando Susmarski realizó por primera vez un estudio del tiempo de los empleados de RR. HH., estos dedicaban entre el 60 % y el 70 % de su tiempo a las nóminas de pago, lo que les dejaba poco tiempo para otras actividades. Ahora, dedican menos del 10 % de su tiempo a las nóminas de pago y tienen más tiempo para dedicarse a la capacitación de los empleados, el cumplimiento de las normas y las tareas estratégicas.

"Se abre más tiempo para escuchar a los empleados y para ajustar el enfoque en los beneficios, que es lo que retiene a los empleados," explica.

Al resumir los principales beneficios que LECOM ha obtenido con UKG Ready, el ejecutivo indica que lo primero es la cantidad de tiempo que se ahorran los usuarios de atención al cliente debido a la facilidad de uso de la solución y el tiempo que se ahorra el personal de nóminas de pago, que no está dedicando mucho tiempo a arreglar hojas de horas y realizar otras tareas tediosas. La cantidad de llamadas a RR. HH. para solicitar saldos de tiempo libre remunerado y otra información también ha disminuido drásticamente. Y, por último, señala el valor de los reportes de los usuarios finales que proporcionan datos analíticos útiles sobre fuerza laboral y tendencias.

"Tomamos una cultura que era renuente al cambio, y conseguimos que las personas cambiaran," indica sobre el uso de UKG Ready. "Y ahora no sé cómo podríamos vivir sin él."