City Beach es un icono en la industria de la moda australiana y forma parte del día a día del estilo de vida de los jóvenes y la cultura de Australia. Desde que inauguró su primera tienda en 1985 en Brisbane, Australia, la empresa ha abierto 65 tiendas, ha creado una presencia en línea y opera un importante centro de distribución para enviar productos a todo el país. Debido a que es, en su mayoría, un negocio estacional, City Beach tiene una fuerza laboral variable.
Desafíos
Trabajar en City Beach es más que un empleo. Es una forma de vida. Los miembros del equipo, e incluso la gerencia, suelen estar al día en cuanto a las últimas tendencias, y la mayor parte de la fuerza laboral de City Beach es relativamente joven. Para los clientes, las tiendas son un lugar fresco no solo para comprar lo último en ropa de surf y de calle, sino también para pasar el rato y comprar con los amigos. Ofrecer una experiencia de compra excepcional requiere que los miembros del equipo reciban capacitación sobre las más recientes políticas de la tienda y que realicen tareas específicas de retail en el plazo previsto.
Sin embargo, cuando la oficina central enviaba correos electrónicos a las tiendas sobre las tareas que debían realizarse, la gerencia no tenía ni idea de si las tareas se habían hecho y cuándo, y las tiendas a veces tenían problemas con el volumen de tareas asignadas. City Beach ha estado utilizando la solución UKG Pro Workforce Management™, anteriormente conocida como UKG Dimensions®, para administrar los horarios, desempeño y ausencias de los miembros del equipo. La incorporación de UKG Pro Task Management con tecnología ThinkTime para administrar mejor la finalización de las tareas de la tienda de retail ha cumplido su propósito.
Soluciones
La solución es dinámica, lo que permite a City Beach configurar el contenido del panel de control para que se adapte a los miembros del equipo que trabajan en una tienda, en el centro de distribución o en la oficina central. La administración del cambio y la estrategia de implementación han incluido videos creativos y atractivos sobre cómo utilizar la nueva plataforma. La plataforma de aprendizaje se utiliza para incorporar empleados, dar capacitación basada en las funciones y encomendar tareas de capacitación a miembros del equipo.
"La mayor ventaja que hemos obtenido con Task Management es la centralización de toda nuestra información y operaciones, de modo que es una plataforma única de apoyo a la administración de tareas y la comunicación," afirma Elle Stephan, analista de operaciones.
UKG Pro Task Management con tecnología ThinkTime envía comunicaciones y asignaciones de tareas a los miembros individuales del equipo, que las ven en sus dispositivos móviles. El personal de la oficina central tiene entonces visibilidad a través de un panel de control para ver el estado y el cumplimiento de la tarea. Los miembros del equipo también tienen una línea de comunicación abierta con la oficina central.
"Si encomendamos una tarea, es fantástico ver en un panel de control cuánto han hecho y mantener el pulso del cumplimiento. También abre un canal de comunicación desde las tiendas hasta la oficina central," señala Ben Nau, director de Retail en City Beach.
"Si la oficina central cree que una tarea solo tardará 30 minutos en realizarse, pero le contestan que tarda tres horas y añade poco valor al negocio, puede recibir la información rápidamente y hacer ajustes," agrega.
Las plantillas de mensajes de la solución permiten una comunicación clara, consistente y eficaz. Los mensajes se envían a miembros individuales del equipo, no a una dirección de correo electrónico genérica de la tienda. Esto fue especialmente beneficioso durante el punto álgido de la pandemia, cuando City Beach se enteró de que un cliente con COVID-19 había estado en una tienda. Los miembros del equipo de la tienda fueron notificados del incidente a través de la aplicación móvil de la solución.
"Si encomendamos una tarea, es fantástico ver en un panel de control cuánto han hecho y mantener el pulso del cumplimiento. También abre un canal de comunicación desde las tiendas hasta la oficina central."
Ben Nau
director de Retail
Resultados
"El envío de tareas a las tiendas y el registro del tiempo dedicado a esas tareas nos permite tener mejores predicciones y previsiones sobre el tiempo y el esfuerzo que van a requerir las tareas," indica Stephan. "Esta funcionalidad es increíble."
La visibilidad del tiempo de finalización de las tareas ayuda a la oficina central a predecir mejor las necesidades de programación de horarios para alinear la dotación de personal al tráfico peatonal y las ventas previstas en las tiendas, y para ajustar la cantidad de solicitudes de tareas enviadas a las tiendas. La funcionalidad de control de acceso en Task Management ayuda al equipo sénior de Retail a controlar y ajustar la cantidad de solicitudes de tareas por tienda.
UKG Pro Task Management con tecnología ThinkTime también ofrece a los gerentes de City Beach visibilidad de la tasa de finalización de las directivas de tareas. Con esta visibilidad, la empresa puede validar la finalización de las tareas e identificar, supervisar y abordar rápidamente los problemas. El material de capacitación se puede enviar o proporcionar a los miembros individuales del equipo según sea necesario.
Los gerentes de las tiendas tienen a su alcance la información sobre la finalización de las tareas y otros reportes del panel de control, lo que les permite disponer de más tiempo para asesorar a los miembros de su equipo. Los gerentes pueden dar iPads de la tienda a los miembros del equipo para que inicien sesión en la aplicación móvil de Task Management para ir aprendiendo más mientras están trabajando.
Los miembros del equipo de la oficina central también están comprometidos con la plataforma, ya que han visto la eficiencia que se obtiene al enviar las tareas a las tiendas y tener visibilidad del estado de finalización de las tareas.
El compromiso de los empleados a todos los niveles es una prioridad para City Beach, y UKG Pro Task Management con tecnología ThinkTime ha proporcionado el sistema de administración de tareas y comunicación de última generación que la empresa necesitaba.
