Carlie C’s IGA tiene un gran vínculo con su comunidad y sus clientes, que comenzó con su primera tienda de productos comestibles en el condado de Johnston, Carolina del Norte, a principios de la década de 1960. Su enfoque en atender las necesidades de la comunidad y ofrecer un excelente servicio al cliente le permitió a la organización crecer a lo largo de los años hasta llegar a 25 ubicaciones en el estado. Carlie C’s IGA ofrece una gama completa de servicios, entre ellos, retiro en la puerta de la tienda y envío a domicilio, e invierte en crear un lugar de trabajo flexible y participativo para los empleados.
Desafíos
Como usuario antiguo de la solución de administración de la fuerza laboral de UKG®, a Carlie C’s IGA le interesaba saber de qué manera la tecnología más reciente de UKG, UKG Pro Workforce Management™, anteriormente conocida como UKG Dimensions®, podría ofrecer características y funcionalidad adicionales para aumentar más la eficiencia y compromiso de los empleados.
Soluciones
Los gerentes de tienda usan la solución para crear los horarios de los asociados de atención al cliente, a la vez que los gerentes de los departamentos de vegetales, charcutería y carnes la usan para programar los horarios de su propio personal. Los gerentes corporativos y de distrito pueden ver fácilmente los horarios en todas las tiendas. Con una función de copiar y pegar turnos y plantillas, patrones y transferencias de horarios, el proceso de programación de horarios es rápido.
Muchas de las tiendas están ubicadas en las mismas áreas, lo que permite a las tiendas compartir asociados, que pueden intercambiar turnos o tomar turnos extra en una tienda cercana. Cuando los gerentes aprueban intercambios de turnos en la solución, se actualiza automáticamente el horario. La solución también le cobra a la ubicación correcta los turnos extra que los asociados tomaron en otras tiendas.
La nueva funcionalidad móvil con geofencing permite que los 1,500 asociados registren su entrada y salida en cualquier lugar dentro de una tienda en sus teléfonos inteligentes. Los asociados también pueden usar las herramientas de autogestión de la solución en sus dispositivos móviles para ver sus horarios, hojas de horas y saldos de acumulados, y para intercambiar turnos y solicitar tiempo libre. Los gerentes pueden aprobar fácilmente intercambios de turnos y solicitudes de tiempo libre en sus dispositivos móviles desde cualquier lugar.
“Obtener acceso en tiempo real a los datos es uno de los mayores beneficios de nuestra solución de gestión de la fuerza laboral de UKG. Lo tiene a su alcance y es en vivo. No necesita esperar al final del día.”
Hannah Boren
analista laboral
Resultados
Los reportes exhaustivos les han entregado a los gerentes más herramientas para administrar con eficiencia las tiendas y controlar mejor los costos laborales. Las vistas de los datos ofrecen información en tiempo real acerca de las horas y los salarios por departamento y ubicación. “Ayuda con los negocios del día a día, porque puede ver que ya usó una cantidad de horas y que solamente se le asignó esta otra cantidad de horas, por lo que debe reducir algunas horas”, afirma Hannah Boren, analista laboral. “También puedo extraer los datos de las horas por ubicación y compararlo con las ventas para ver rápidamente nuestros salarios para la semana en cada ubicación.”
Corregir los marcajes omitidos de los asociados solía ser una tarea que requería mucho tiempo de los gerentes, porque debían usar una computadora de la tienda para hacer las correcciones. Ahora reciben notificaciones en sus teléfonos inteligentes si los empleados se olvidan de marcar su salida, y pueden ir directamente a la hoja de horas de un empleado para corregir un marcaje omitido. Los marcajes omitidos disminuyeron de 125 en promedio a 80 y, a veces, 25 a la semana. Antes, los gerentes necesitaban hasta las 10:00 a. m. los días de pago de nómina para corregir los marcajes omitidos. Hoy, está listo antes de las 8:00 a. m., lo que le permite al personal de nómina de pago comenzar su trabajo dos horas antes.
“Ha sido un gran ahorro de tiempo y dinero con todo lo que podemos hacer en el sistema,” dice Boren.
Esta facilidad de uso fue muy valiosa durante la pandemia de coronavirus cuando Carlie C’s deseaba aumentar el sueldo a los asociados en la primera línea que atendían clientes. “Fue muy fácil simplemente ingresar en el sistema y crear un código de pago de crisis que automáticamente lo asigna a cada persona para que reciba un pago extra de $1.50 por cada hora trabajada,” explica Boren. Los asociados han disfrutado de este aprecio adicional de su trabajo.
A medida que Carlie C’s implementa una nueva política de descansos para eliminar problemas (y costos) anteriores en que los asociados no se tomaban los descansos para almorzar, la nueva solución permitirá a la cadena de tiendas de productos comestibles aplicar reglas de descansos de manera consistente en todas las tiendas que ayuden a garantizar el cumplimiento. A las personas no le gustan los cambios, pero después de que pusimos en funcionamiento UKG Pro Workforce Management, mejoró la moral”, agregó. “Ahora hay emoción por la próxima etapa y la gente quiere conocer las distintas funciones que tiene.”
