¿Cómo Realizar una Entrevista de Permanencia para Retener a tus Mejores Empleados?

Piense en algún momento en el que se haya sentido "atascado" en un puesto y, por el contrario, piense en algún momento en el que le encantara su puesto y le entusiasmara ir a trabajar cada día. ¿Qué hizo que estas dos experiencias fueran diferentes?

El liderazgo es lo que más influye en esas experiencias. Lo peor que puede hacer un líder es pretender saber lo que pasa por la cabeza de cada empleado. Por eso las entrevistas de permanencia son tan críticas para construir una cultura sólida.

Afortunadamente, la compañera U Krewer Lindsay Fields realizó recientemente entrevistas de estadía con su equipo y tuvo gran éxito. Aquí, Lindsay explica el poder de una entrevista de estadía, cómo realizarlas, las preguntas que se deben hacer y cómo actuar en función de los comentarios que recibe.

Chas: ¿Por qué decidiste realizar entrevistas de estancia con tu equipo? 

Lindsay: En el transcurso de los últimos dos años, fui responsable de liderar un equipo de preventa que estaba creciendo más rápido de lo que se había anticipado. Durante ese tiempo, triplicamos nuestro tamaño y agregamos cuatro equipos adicionales a mi estructura jerárquica.

Obviamente, lo más importante era contratar a los mejores talentos, pero rápidamente me di cuenta de que lo más importante era construir una cultura en la que la gente quisiera trabajar. Esto facilitó el reclutamiento, el desarrollo y dio energía al crecimiento. Sin embargo, esto no significa que hayamos hecho todo a la perfección. 

De hecho, ciertamente no lo hicimos. Pero sabíamos que crear un lugar donde los comentarios fueran bienvenidos nos daría la capacidad de cambiar y mejorar cualquier situación. Ahí es donde las entrevistas de estadía se volvieron vitales para nuestro éxito.

Chas: En pocas palabras, ¿qué es una “entrevista de permanencia”? 

Lindsay: Una entrevista de permanencia es un conjunto de preguntas estructuradas que ayudan a gerentes y líderes a comprender por qué los empleados quieren continuar trabajando en la organización. 

Las entrevistas de estadía son una forma simple pero efectiva de recopilar información de los empleados par escuchar qué están haciendo bien la organización, los líderes de personas y los equipos para que el individuo tenga éxito. También es un momento para discutir áreas de mejora.

Este método conversacional permite a los gerentes y líderes de personas comprender la cultura organizacional, los comportamientos que quieren que los trabajadores ejemplifiquen y la marca y reputación que retratan colaboradores. 

Una entrevista de permanencia es un conjunto de preguntas estructuradas que ayudan a sus gerentes y líderes a comprender por qué los colaboradores quieren continuar trabajando en la organización. 

–LINDSAY CAMPOS

Chas: ¿Quién debe realizar la entrevista de estancia?

Lindsay: No hay una respuesta correcta o incorrecta sobre quién debe realizar la entrevista de estadía. El gerente directo, una persona en la que el colaborador confía o incluso una entrevista de salteo realizada por el gerente podrían ser eficaces.  

Una reunión "skip-level" es una conversación entre un empleado y el jefe de su superior directo, que no está presente durante la entrevista, y que permite a un directivo de nivel superior obtener información sobre las operaciones de la empresa desde la perspectiva de un empleado.

El equipo de recursos humanos de UKG recomendó las entrevistas de estancia y nos proporcionó un marco básico a seguir. Mi equipo de liderazgo hizo que las entrevistas de estadía fueran parte de su proceso anual (y en algunos casos semestral). En una de esas entrevistas, me sugirieron que me reuniera con cada colaborador individual y realizará entrevistas de estancia de salteo.

Chas: Cuéntanos tus jugadas  ¿Qué preguntas hiciste en las entrevistas de estancia? 

Lindsay: Programé una entrevista de estadía de salteo con cada miembro del equipo de mi organización: 40 en total. Me tomó algo de tiempo reunirme con todos, pero valió la pena el compromiso. Le hice a cada persona las mismas cinco preguntas:

1. ¿Qué esperas cada día cuando comienzas tu jornada laboral? 
2. ¿Qué estás aprendiendo aquí y qué quieres aprender?

• ¿Qué otros trabajos aquí te parecen atractivos? 
• ¿Qué habilidades crees que se requieren para esos trabajos? 
• ¿Qué habilidades deberíamos desarrollar para que llegues a donde quieres estar? 

3. ¿Por qué te quedas aquí?
4. ¿Cuándo fue la última vez que pensaste en dejarnos y qué te impulsó?
5. ¿Qué puedo hacer para mejorar tu trabajo? 

Me aseguré de enviar estas preguntas con anticipación para que pudieran prepararse para la conversación. Esto fue especialmente importante para los miembros más introvertidos de mi equipo, ya que sé por experiencia propia que puedo comunicarme mucho mejor cuando tengo tiempo para pensar.

Otros me advirtieron que estaba “pidiendo que el equipo se quejara”, pero en UKG creemos en  la transparencia pase lo que pase. Es una de las muchas razones por las que seguimos prosperando como un excelente lugar para trabajar.

Chas: ¿Cómo respondieron sus empleados?  

Lindsay: En mi situación, las conversaciones fueron abrumadoramente positivas. De hecho, varios miembros del equipo me dijeron que nunca habían trabajado en un entorno en el que se sintieran seguros y desafiados a crecer. 

Escuché cómo el rápido crecimiento les había ayudado a salir de sus zonas de confort y afrontar nuevas oportunidades. Una empleada incluso dijo que a principios de año, cuando la reté con un proyecto complejo, pensó que estaba loca. Pero lo hizo y ve esa oportunidad como el momento decisivo que lanzó su éxito durante el año pasado. ¿Y el sentimiento más destacado en general? "Significa tanto que te tomes el tiempo de hacerme estas preguntas". 

El simple hecho de preguntar jugó un papel más importante en la creación de la cultura de lo que pensaba.

–LINDSAY CAMPOS

Chas: ¿Cómo actuaste con los comentarios que recibiste? ¿Qué pasos siguientes tomaste? 

Lindsay: Tomé notas en cada sesión. Si surgiera alguna oportunidad específica que pudiera abordar de inmediato, comunicaría cuál era el plan de acción, lo seguiría y luego se lo comunicaría al empleado cuando se hubieran abordado las cosas. 

También me centré en las tendencias que eran comunes en toda la organización. ¿La gente se sentía frustrada por las mismas cosas o amaba las mismas cosas? Llevé esos elementos a mi equipo de liderazgo y trabajamos en colaboración para revisar lo que detendríamos comenzaríamos y continuaríamos como equipo.

Chas: ¿Qué consejo le darías a un líder de personal o gerente de recursos humanos interesado en implementar una entrevista de permanencia? 

Lindsay: Un equipo dispuesto a aprender de todos es un equipo que funciona mejor. No significa que lo ejecuté perfectamente. Además, me acerqué a todos y les pregunté: "¿Cómo les gustaría que hiciera esto de manera diferente?".

1. Mantente preparado para traspasar los límites y pedir comentarios constructivos. 
2. Comprende el horario de tus  empleados antes de comprometer su tiempo. 
3. Refleja el comportamiento que quieres que lleven a cabo tus empleados.
4. Escucha, escucha más, haz preguntas aclaratorias y escucha.
5. Pon en práctica las entrevistas de estancia 

Si tiene un miembro del equipo o se pregunta: "¿Por qué me quedaría?", esta puede ser tu oportunidad para programar un tiempo y tener una conversación sobre la entrevista de permanencia. Como dijo Lindsay, el tiempo es importante. Asegúrate de que tus empleados se sientan escuchados para que cuando llegue el momento de crear un plan de acción, comprendan completamente lo que se espera de ellos.

El valor de tus  empleados va más allá del trabajo que realizan: también es lo que aportan a la cultura de la empresa. Descubrir el "por qué" de tus colaboradores es fundamental para el éxito a largo plazo de tu organización, y las entrevistas de permanencia podrían ser la clave para descubrir el "por qué".