Software de Gestión de la Fuerza Laboral: Qué es y cómo puede ayudar a su empresa
Obtenga una ventaja competitiva mientras mejora la experiencia de los empleados
En el pasado, el concepto de gestión de la fuerza laboral se centraba en mejorar la eficiencia operativa de una empresa. Hoy, el alcance se ha ampliado enormemente. La Gestión de la Fuerza Laboral (WFM) no solo optimiza los procesos de negocios, sino que también se centra en construir una organización que pone a las personas primero.
Una solución moderna de gestión de la fuerza laboral equilibra hábilmente la excelencia operativa con el empoderamiento de los empleados, y las principales empresas de software de gestión de la fuerza laboral de hoy han dado un paso al frente para afrontar este desafío.
En este artículo, exploraremos qué es el software de gestión de la fuerza laboral, cómo puede beneficiar a las empresas modernas y consejos sobre cómo puede introducir con éxito esta solución innovadora en su empresa. Así es como la tecnología adecuada puede ayudar a su organización a construir un entorno laboral centrado en los empleados, al mismo tiempo que logra resultados positivos para el negocio.
¿Qué es el software de gestión de la fuerza laboral?
El software de gestión de la fuerza laboral es una solución diseñada para simplificar y optimizar la forma en que una organización administra a su personal. Por lo general, el software de WFM supervisa tres áreas principales:
- Tiempo y cobertura de personal, o planificación de horarios de empleados y Tiempo y Asistencia
- Administración de ausencias, o administración de solicitudes de tiempo libre remunerado y permisos de los empleados
- Salud y seguridad de la fuerza laboral, o garantizar el cumplimiento normativo en el lugar de trabajo y la productividad
En conjunto, estas funciones permiten a las empresas asegurarse de que el talento adecuado esté en el puesto correcto en el momento oportuno, y al costo adecuado. Este software permite a las empresas asignar recursos de manera eficiente, garantizar el cumplimiento normativo de la legislación laboral, minimizar los costos laborales y mejorar la productividad general.
¿Cuál es el ROI de un sistema de gestión de la fuerza laboral?
Aunque el software de gestión de la fuerza laboral puede ser costoso se amortiza en muy poco tiempo. De hecho, la firma de investigación Nucleus Research determinó que la gestión de la fuerza laboral genera $12,24 por cada dólar gastado, con un período de recuperación promedio de poco menos de cinco meses.
¿Cuáles son los beneficios del software que generan el mayor ROI? Optimización laboral, autoservicio para empleados/gerentes, automatización de la planificación de horarios y reducción de la rotación de personal. En conjunto, estos factores de impacto ayudan a las empresas a lograr ahorros de costos significativos, aumentar la productividad y mejorar la eficiencia operativa en general, lo que en última instancia lleva a una ventaja competitiva sustancial en el dinámico panorama empresarial actual.
¿Qué es una solución total de gestión de la fuerza laboral?
Los lugares de trabajo modernos se ven diferentes a los de antes. No todos los empleados trabajan a tiempo completo o parcial, y muchas organizaciones dependen cada vez más de trabajadores independientes, contratistas y trabajadores por encargo para operar. Si bien una solución de gestión de la fuerza laboral suele estar diseñada para atender a trabajadores de tiempo completo y tiempo parcial, los sistemas de gestión de la fuerza laboral total también abarcan a los trabajadores eventuales. Si su empresa depende de este tipo de trabajadores, querrá explorar un sistema de gestión de la fuerza laboral total que le permita gestionar todo su talento desde un único sistema.
Soluciones de gestión de la fuerza laboral en comparación con software de gestión del capital humano
Si bien la gestión de la fuerza laboral y la gestión del capital humano (HCM) se utilizan indistintamente, existen algunas diferencias sutiles entre los dos términos. A un nivel muy alto, la gestión del capital humano tiene como objetivo maximizar estratégicamente el valor y el potencial de los empleados, mientras que la gestión de la fuerza laboral se centra principalmente en aumentar la productividad y la eficiencia operativa.
A continuación, una descripción aún más detallada de las diferencias entre WFM y HCM:
Soluciones de gestión de la fuerza laboral
- Optimiza las operaciones de la fuerza laboral para cumplir los objetivos y metas operativas a corto plazo
- Asegura una asignación eficiente de los recursos empresariales basada en factores como la planificación de horarios de empleados, el seguimiento de tiempo y asistencia y la previsión laboral
- Minimizar los costos laborales, reduzca las ineficiencias organizativas y aumentar la productividad mediante una planificación efectiva de la fuerza laboral
- Priorizar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las normativas laborales para mantener operaciones de negocios fluidas
Soluciones de gestión del capital humano
- Enfocarse en generar una cultura empresarial que atraiga, desarrolle y retenga a los empleados
- Maximizar el potencial y el rendimiento de los empleados invirtiendo en compromiso, satisfacción y desarrollo profesional
- Gestionar el talento mediante procesos como evaluaciones de rendimiento, aprendizaje y desarrollo, y planificación de la sucesión
- Alinear las estrategias de Recursos Humanos con los objetivos de negocios más amplios para garantizar el éxito organizacional
Su empresa no debe elegir uno u otro. De hecho, puede aprovechar WFM y HCM juntos para construir una estrategia integral de personal que mejore la eficiencia operativa, aumente el compromiso de empleados y genere mejores resultados de negocios.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de la fuerza laboral?
Desde empoderar a los empleados con capacidades de autoservicio hasta proporcionar a los equipos de Recursos Humanos perspectivas basadas en datos, el software de gestión de la fuerza laboral revoluciona la forma en que las organizaciones gestionan su activo más valioso: su personal. Si aún duda sobre si un sistema de gestión de la fuerza laboral es adecuado para su empresa, aquí tiene algunas formas en que puede optimizar las operaciones del lugar de trabajo, mejorar la eficiencia organizativa y beneficiar a su negocio:
1. Aumente la productividad y la eficiencia
Las soluciones de gestión de la fuerza laboral pueden simplificar los procesos operativos, lo que conduce a una mayor productividad y eficiencia. La automatización de tareas como la planificación de horarios y el seguimiento de tiempo puede reducir el trabajo manual y minimizar el tiempo que los empleados dedican a tareas administrativas, permitiéndoles concentrarse en tareas y proyectos más estratégicos. El software de gestión de la fuerza laboral también puede ayudar a mejorar la comunicación organizativa y la colaboración entre empleados y equipos al proporcionar plataformas centralizadas para compartir información, actualizaciones y comentarios.
2. Anticipe las necesidades de dotación de personal
Con el uso de datos históricos y análisis predictivo, el software de gestión de la fuerza laboral puede ayudar a anticipar cambios en las necesidades de personal. Esto permite que su empresa tome decisiones informadas sobre contratación y presupuestos, así como reasigne estratégicamente talento entre ubicaciones para satisfacer las demandas de personal cambiantes. De este modo, su empresa puede mantener los niveles de productividad para que pueda seguir atendiendo y encantando a sus clientes.
3. Reduzca costos
Mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo puede significar más ahorros para su empresa. La automatización de tareas manuales, la asignación más efectiva de recursos, el registro de las horas de los empleados, la toma de decisiones de planificación de horarios más informadas y evitar el pago de tiempo extra: estas son algunas de las formas en que las herramientas de gestión de la fuerza laboral pueden ayudarle a gestionar mejor los costos operativos de su empresa y maximizar su retorno de inversión.
4. Mejore la satisfacción de los empleados
El software de gestión de la fuerza laboral ayuda a las empresas a satisfacer mejor las necesidades de los empleados. Los empleados pueden solicitar fácilmente tiempo libre o intercambiar turnos mediante funciones de autoservicio, lo que les brinda un mayor control sobre sus horarios mientras se asegura que se satisfacen las necesidades de dotación de personal de su empresa. Brindar a los empleados autonomía y responsabilidad sobre sus funciones puede mejorar la moral, el compromiso y la satisfacción en el trabajo.
5. Fomente el autoservicio para empleados y gerentes
Asimismo, las herramientas de gestión de la fuerza laboral pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad general de sus empleados y gerentes.
- Para los empleados: Los empleados pueden realizar sus marcajes de entrada y salida fácilmente, intercambiar turnos con un colega y solicitar tiempo libre desde su dispositivo preferido. Esta flexibilidad permite que los empleados administren sus horarios de manera más eficiente, liberando tiempo para tareas y proyectos estratégicos.
- Para los gerentes: El software de gestión de la fuerza laboral puede brindar a los líderes de personal acceso a datos y analíticos en tiempo real para ayudar a orientar sus procesos de toma de decisiones. Gracias a las herramientas para la planificación de horarios, la gestión del rendimiento y la gestión del cumplimiento normativo, los gerentes pueden tomar decisiones oportunas e informadas sobre cómo maximizar el potencial de su equipo. Con las herramientas adecuadas, sus empleados y gerentes pueden utilizar el autoservicio y atender proactivamente sus necesidades por su cuenta. Así se libera tiempo y recursos del equipo de Recursos Humanos, devolviéndoles más tiempo durante su jornada para centrarse en iniciativas estratégicas de personal.
6. Optimice los procesos de Recursos Humanos
Al automatizar las tareas y procesos repetitivos de Recursos Humanos, las herramientas de gestión de la fuerza laboral reducen la carga administrativa de los equipos de Recursos Humanos. Desde el envío automático de hojas de tiempo a nómina hasta el seguimiento del tiempo extra, el software de Gestión de la Fuerza Laboral optimiza los flujos de trabajo, minimiza los errores manuales y puede incluso ayudar a mantener a su empresa en cumplimiento.
7. Permite la toma de decisiones basada en datos
El software de gestión de la fuerza laboral proporciona perspectivas valiosas sobre su fuerza laboral, y así habilita a su empresa para analizar datos históricos, identificar tendencias y actuar estratégicamente para aprovechar a los empleados y los recursos de la empresa. Estas soluciones suelen incluir exhaustivos paneles de control para la generación de informes, con métricas clave de rendimiento, como asistencia, productividad y cálculos de costos laborales, que le ayudan a ver qué funciona, identificar áreas de mejora y tomar medidas para asegurar que su empresa y sus empleados cuenten con lo necesario para tener éxito.
8. Cree un lugar de trabajo más seguro
Por último, el software de Gestión de la Fuerza Laboral puede ayudar a las empresas a gestionar y supervisar de forma proactiva la seguridad en el lugar de trabajo. Mediante las herramientas de aprendizaje y desarrollo (L&D), las empresas pueden asignar la capacitación de los empleados y seguir el progreso, para asegurarse de que cada individuo ha visto y completado las certificaciones clave de cumplimiento normativo. Las funciones precisas de seguimiento de tiempo y asistencia también pueden garantizar que los empleados cumplan con sus horarios y tomen los descansos adecuados, reduciendo el riesgo de incidentes relacionados con la fatiga y asegurando el cumplimiento normativo de las leyes laborales y las normas de seguridad. Por supuesto, los informes dentro de la plataforma también pueden ayudar a las empresas a registrar incidentes, implementar medidas preventivas para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo y evitar que se repitan accidentes similares en el futuro.
Mejores prácticas para implementar con éxito herramientas de gestión de la fuerza laboral
Si ha decidido que un sistema de gestión de la fuerza laboral es una buena opción para su empresa, deberá tener en cuenta ciertas cosas para aprovechar al máximo la compra del software. Para maximizar su ROI, tenga en cuenta lo siguiente al comenzar su búsqueda de proveedores:
1. Defina objetivos y metas claras
Uno de los primeros y más cruciales pasos al evaluar el software de gestión de la fuerza laboral es establecer objetivos claros sobre lo que su empresa espera lograr con una nueva solución. Esto implica identificar los desafíos y puntos críticos específicos en sus procesos actuales que desea abordar. Ya sea mejorando la eficiencia en la planificación de horarios, reduciendo los costos laborales o promoviendo el compromiso de empleados, contar con objetivos bien definidos le ayudará a guiar el proceso de evaluación y a garantizar que el software que seleccione esté diseñado para atender las necesidades específicas de su empresa.
2. Involucre a las partes interesadas y a los usuarios finales en el proceso de selección
Para garantizar que su solución de gestión de la fuerza laboral satisfaga las necesidades y expectativas de toda su organización, deberá incluir a las partes interesadas clave y a los usuarios finales en el proceso de selección del software. Al involucrar a profesionales de RR. HH., gerentes e incluso a los empleados en las fases de evaluación y prueba de su búsqueda, puede obtener perspectivas valiosas sobre la facilidad de uso, la funcionalidad y el posible impacto del software en las operaciones diarias. Este enfoque colaborativo no solo asegura la aceptación interna, sino que también ayuda a identificar posibles problemas o inquietudes desde el principio, para que pueda tomar una decisión informada sobre su software futuro y preparar a su empresa para un proceso de implementación más fluido.
3. Proporcione capacitación integral y soporte continuo
Sus nuevas herramientas de gestión de la fuerza laboral solo serán efectivas si sus empleados realmente las utilizan. Para garantizar la adopción y el uso continuos, deberá realizar sesiones de capacitación integrales y proporcionar documentos de autoservicio para ayudar a los empleados a familiarizarse con el nuevo sistema y sus herramientas.
Para obtener mejores resultados, intente diseñar diferentes programas de capacitación para cohortes de empleados según sus necesidades (por ejemplo, capacitaciones específicas para nuevas contrataciones, gerentes primerizos, etc.) para ayudar a facilitar la transición y maximizar los beneficios del nuevo sistema. Algunas empresas también optan por un enfoque por fases para la implementación de la solución de gestión de la fuerza laboral, lo que significa que espacian el lanzamiento de cada herramienta en lugar de presentarlas todas a la vez. Esto les da a los empleados tiempo para aprender y acostumbrarse al sistema sin abrumarlos.
4. Supervise el rendimiento y solicite comentarios para la mejora continua
El trabajo no termina después de la implementación. Deberá supervisar continuamente el rendimiento de su solución para rastrear las tendencias en métricas clave de rendimiento, como la eficiencia de la planificación de horarios, los cálculos de costo laboral y los niveles de compromiso de empleados. Esto puede ayudarle a comprender cómo le está yendo a su empresa y si necesita tomar medidas para mejorar sus resultados.
También deberá solicitar periódicamente los comentarios de sus empleados para identificar las áreas de mejora. Como usuarios finales, pueden aportar perspectivas útiles sobre cómo mejorar el uso o la efectividad del software, ya sea introduciendo una nueva herramienta u ofreciendo más programas de capacitación para aumentar la adopción.
Gestionando su fuerza laboral con UKG
Su empresa depende de procesos esenciales como el tiempo y la planificación de horarios, la administración de nómina y la administración de ausencias para operar de manera eficiente. Aunque estos aspectos del área de Recursos Humanos no sean los más sofisticados, son esenciales para el éxito de la empresa.
Afortunadamente, el software de gestión de la fuerza laboral puede automatizar estas funciones y reducir significativamente su carga administrativa. Esto permite que su equipo de Recursos Humanos agilice las operaciones y libere tiempo para centrarse en tareas más significativas e iniciativas estratégicas.
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