Maximice el éxito empresarial con la Gestión de la Fuerza Laboral

Cómo tener éxito en los negocios con una plataforma sólida de gestión de la fuerza laboral

Cuando un entrenador envía a un equipo de fútbol al campo, no se trata solamente de una selección de jugadores al azar. En realidad, selecciona cuidadosamente un equipo con la combinación perfecta de habilidades, experiencia y compañerismo para ganar el próximo partido.

El lugar de trabajo moderno no es diferente. Para tener éxito en los negocios, una empresa debe usar una estrategia bien diseñada de gestión de la fuerza laboral para seleccionar la combinación perfecta de empleados y recursos. Esta estrategia consiste en analizar datos, optimizar procesos y tomar decisiones informadas para garantizar que las personas adecuadas estén en el lugar correcto en el momento adecuado.

En esta guía se exploran los beneficios y desafíos de la gestión de la fuerza laboral, sus funciones clave y cómo elegir la mejor plataforma de gestión de la fuerza laboral para su organización.

¿Qué es la Gestión de la Fuerza Laboral?

La Gestión de la Fuerza Laboral es el proceso de planear, planificar horarios y supervisar las tareas de los empleados para optimizar la productividad y la eficiencia dentro de una organización. Implica gestionar los niveles de personal, los horarios de trabajo, el tiempo y la asistencia, el rendimiento y más, para garantizar que sus mejores empleados estén en el lugar adecuado en el momento oportuno y cuenten con los recursos necesarios para desempeñarse. Esto resulta esencial para empresas de todos los tamaños cuando los objetivos son introducir procesos agilizados y aumentar la eficiencia general.

¿Cuáles son las principales funciones de la gestión de la fuerza laboral?

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de la fuerza laboral?

¿Puede dirigir su empresa sin un sistema sólido de gestión de la fuerza laboral? Posiblemente, si posee una pequeña empresa o si no le afecta la desorganización. Pero, en última instancia, la gestión de la fuerza laboral ofrece numerosos beneficios, que incluyen lo siguiente:

Mayor eficiencia y productividad

Básicamente, las herramientas de gestión de la fuerza laboral están diseñadas para transformar la productividad operativa, asegurando que su organización funcione de la mejor manera posible. Ninguna conversación sobre productividad estaría completa sin analizar cómo la IA se alinea con las prácticas tradicionales de gestión de la fuerza laboral para influir en los resultados empresariales. Por ejemplo, Brookings Institution exploró el papel de la IA en la mejora de la productividad de los empleados en diversas industrias, y concluyó que los ingenieros de software ahora podrían planificar hasta el doble de rápido, mientras que los economistas podrían ser entre un 10 y un 20% más productivos al usar grandes modelos de lenguaje.

Las estrategias exitosas de gestión de la fuerza laboral tendrán en cuenta las fortalezas y limitaciones únicas de los trabajadores humanos y aprovecharán el potencial de tecnologías como la IA para mejorar las operaciones y los horarios de producción.

Mayor satisfacción y compromiso de los empleados

El compromiso de empleados durante mucho tiempo ha sido un problema en el lugar de trabajo moderno. La investigación de Gallup destaca que solo el 23 % de los empleados en el mundo están comprometidos en el trabajo, mientras que el 59 % no lo están y el 18 % están activamente desvinculados. Mientras que numerosos factores influyen en el compromiso, la gestión de la fuerza laboral desempeña un papel importante en apoyar la satisfacción de los empleados y prevenir el agotamiento. Al optimizar los horarios, ofrecer oportunidades para que los empleados gestionen sus cargas de trabajo de manera individual y reconocer la importancia de los descansos, con la gestión de la fuerza laboral se promueve el bienestar y el compromiso de los empleados en el trabajo.

Mayores perspectivas de la fuerza laboral

Los sistemas de gestión de la fuerza laboral recopilan grandes cantidades de datos, lo que permite a las empresas obtener perspectivas valiosas sobre sus operaciones de negocios. Con los datos en tiempo real al alcance, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas sobre:

• Necesidades de contratación y costos laborales
• Gestión del rendimiento de los empleados y productividad
• Oportunidades de capacitación y desarrollos
• Cumplimiento de las leyes laborales estatales y federales
• Oportunidades por sector

Mejor equilibrio de vida y trabajo

La falta de equilibrio de vida y trabajo puede afectar significativamente el bienestar y los niveles de productividad de los empleados, y puede provocar agotamiento, una condición que la Organización Mundial de la Salud define como un “fenómeno ocupacional”. La gestión del capital humano reduce el riesgo de agotamiento al proporcionar a los gerentes las herramientas para ofrecer opciones flexibles de planificación de horarios del personal y oportunidades de trabajo remoto o implementar herramientas de autoservicio para que los empleados gestionen sus propios horarios.

Atención al cliente excepcional

La planificación inteligente de la fuerza laboral refuerza significativamente la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda de los clientes y garantizar su satisfacción. Alinear los horarios del personal con las necesidades anticipadas de los clientes permite a las empresas contar con una dotación de personal completa durante las horas pico, lo que garantiza un servicio rápido y eficaz. Además, los sistemas de gestión de la fuerza laboral recopilan y analizan datos relevantes sobre las interacciones con los clientes, que proporcionan perspectivas valiosas que guían a las empresas para alcanzar sus objetivos estratégicos.

¿Cuáles son los desafíos de la gestión de la fuerza laboral?

Los equipos de Recursos Humanos pueden enfrentar algunos problemas al intentar implementar estrategias exitosas de gestión de la fuerza laboral. Estos son algunos desafíos comunes que surgen en el lugar de trabajo moderno:

Falta de trabajadores capacitados

No puede gestionar su fuerza laboral sin trabajadores, pero la escasez en el mercado laboral han hecho que sea cada vez más difícil para las empresas encontrar empleados capacitados para incorporarse a su espacio. Actualmente, en Estados Unidos hay 9,5 millones de puestos de trabajo disponibles, pero solo 6,5 millones de personas desempleadas. Este déficit se debe en parte a que más mujeres se quedan en casa para cuidar a sus dependientes y a que un número creciente de personas se jubila antes. Pero este déficit dificulta que las empresas optimicen su fuerza laboral sin el número de empleados o las habilidades que necesitan.

Incluyendo contratistas y trabajadores independientes

La economía gig estadounidense crece exponencialmente. La investigación de Statista revela que tenía 57,3 millones de trabajadores en EE. UU. en 2017, y se proyecta que crecerá a 86,5 millones para 2027, representando más de la mitad de la fuerza laboral.

Para las empresas, esto implica el desafío de rastrear y gestionar con precisión a estos trabajadores, que con frecuencia trabajan de manera remota o con horarios flexibles. Las herramientas de gestión de la fuerza laboral deben poder hacer un seguimiento tanto de la mano de obra permanente como de la ocasional para ofrecer una visión integral de las operaciones de negocios.

Adaptarse a las leyes laborales cambiantes

Las leyes y regulaciones laborales evolucionan continuamente, lo que representa un desafío importante para las empresas que intentan mantenerse en cumplimiento. Por ejemplo, las tasas de salario mínimo varían significativamente de un estado a otro y de un año a otro. Dado que el cumplimiento normativo es obligatorio, los equipos de Recursos Humanos deben mantenerse al tanto de estos cambios y asegurarse de que sus estrategias de nómina y de gestión de recursos humanos se actualicen en consecuencia para evitar posibles demandas o multas.

Gestionar fuerzas laborales remotas y globales

Aunque algunas empresas han implementado mandatos de regreso a la oficina en los años posteriores a la pandemia, el apoyo al trabajo remoto sigue siendo fuerte. El informe State of Remote Work de Buffer revela que el 98 % de los encuestados desean seguir trabajando de forma remota, al menos parte del tiempo, durante el resto de sus carreras.

Las empresas deben considerar cómo gestionar de manera efectiva fuerzas laborales remotas o globales, lo que puede requerir distintas estrategias de planificación de horarios de empleados, herramientas de comunicación y políticas de Recursos Humanos. Las empresas con presencia global también deben sortear diferentes normas culturales y leyes laborales en cada país donde operan.

Integración de la gestión de la fuerza laboral con otros sistemas empresariales

La gestión de la fuerza laboral es solo una parte de un ecosistema más amplio de sistemas de gestión empresarial y de Recursos Humanos. Para aprovechar al máximo su solución, es posible que desee integrarla con otras plataformas, como sistemas de contabilidad o Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS). Estas integraciones permiten que los datos fluyan sin problemas entre los sistemas, eliminan la entrada de datos duplicados y proporcionan una visión más completa de los patrones de trabajo de los empleados y de las operaciones de negocios. Sin embargo, la integración de sistemas heredados puede ser compleja y requerir soporte técnico adicional o recursos para su mantenimiento.

Escalar la gestión de la fuerza laboral según las necesidades y el tamaño de su empresa

A medida que las organizaciones crecen y cambian, las necesidades de fuerza laboral también evolucionan. Por ejemplo, una pequeña empresa con menos de 100 empleados puede requerir solo el seguimiento básico de tiempo y asistencia, mientras que una organización más grande con miles de trabajadores puede necesitar funcionalidades de planificación de horarios más avanzadas o herramientas de cumplimiento. Es importante que las empresas evalúen regularmente sus sistemas de gestión de la fuerza laboral y se aseguren de que sean lo suficientemente escalables y flexibles para adaptarse a las necesidades de negocios cambiantes.

Cómo elegir el software de gestión de la fuerza laboral

Una solución de gestión de la fuerza laboral de calidad ahorrará tiempo, reducirá el error humano y rebajará drásticamente los costos operativos de su empresa. Al elegir el software de gestión de la fuerza laboral, debe considerar los siguientes factores al evaluar a distintos proveedores:

Presupuesto

Estudie el modelo de precios de las soluciones de software que le interesan. Algunos proveedores basan sus precios en el número de usuarios u ofrecen una tarifa de suscripción mensual. Otros ofrecen una tarifa de licencia única y costos anuales de mantenimiento. Asegúrese de comprender claramente el costo total de propiedad, incluidos los cargos de instalación, antes de tomar una decisión. Debe tener en cuenta todos los ahorros potenciales derivados del aumento de la eficiencia y la reducción de los costos administrativos al evaluar su presupuesto.

Características clave

Arme una breve lista de las características principales que desea y espera de su sistema de gestión de la fuerza laboral. Esto puede incluir el seguimiento de tiempo y asistencia, capacidades de planificación de horarios, herramientas de generación de informes, funciones de cumplimiento normativo y opciones de autoservicio para empleados. Asegúrese de determinar qué características imprescindibles son innegociables para sus operaciones de negocios. Como práctica recomendada, debe anticipar la actualización periódica de la tecnología de su fuerza laboral para acceder a funciones y capacidades de próxima generación que satisfagan las necesidades de su negocio en evolución.

Capacidades de integración

Determine con qué sistemas necesita que se integre la solución. Esto puede incluir plataformas de nómina, Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) o ERP. Con el tiempo, la elección de un proveedor que ofrezca integraciones listas para usar con los sistemas empresariales de uso común puede ahorrar tiempo y recursos. También es importante considerar qué tan bien se integra el software con los procesos internos y flujos de trabajo existentes de su organización.

Escalabilidad

Asegúrese de que la solución elegida pueda escalar con su organización y adaptarse al crecimiento futuro o a cambios en los requisitos de negocios. Esto puede incluir funciones como planificación de horarios multisitio, herramientas de comunicación con los empleados en tiempo real y capacidades de cumplimiento normativo para expandirse a nuevos mercados o sectores.

Soporte y capacitación del proveedor

Mientras que un proveedor puede ofrecer un conjunto de funciones sólido, también es importante considerar qué tan fácil de usar e intuitivo resulta el software para su equipo. Una interfaz complicada o confusa puede provocar bajas tasas de adopción y obstaculizar la eficacia de su solución, por lo que siempre vale la pena considerar la experiencia del usuario al elegir un proveedor.

Considere revisar plataformas de terceros como G2 y TrustRadius para conocer cómo otras empresas han experimentado un software en particular. Evalúe categorías como Facilidad de uso, Facilidad de configuración y Calidad del soporte para profundizar en historias específicas.

Logre una gestión de la fuerza laboral superior con UKG

UKG Pro Workforce Management transforma el complejo desafío de la gestión de la fuerza laboral en un activo estratégico para las empresas con necesidades laborales globales y específicas por sector. Nuestra plataforma alcanza una puntuación de 4.2 de 5 por parte de la comunidad de software de G2, con una reseña de cinco estrellas que la describe como una “joya en la Gestión de la Fuerza Laboral”.

Esto es lo que puede esperar de nuestra solución de gestión de la fuerza laboral centrada en las personas:

• Planificación estratégica de la fuerza laboral para predecir con precisión las necesidades de personal futuras
• Visibilidad de tiempo y asistencia
• Recomendaciones de planificación de horarios impulsadas por IA
• Cumplimiento normativo con las últimas regulaciones gubernamentales y del sector
• Analíticos para impulsar decisiones mejores y más rápidas
• Integración con los sistemas empresariales de su organización

¿Está listo para diseñar una fuerza laboral más productiva y mejorar la experiencia laboral para todos en su organización? Realice un recorrido del producto hoy, o comuníquese con nuestro experimentado equipo de ventas para cualquier consulta.