Cumplimiento de RR.HH. que le permite estar a la vanguardia del riesgo

El cumplimiento de RR. HH. nunca se detiene, y usted tampoco debería hacerlo. A medida que las reglas siguen cambiando, los riesgos siguen aumentando. Mantenerse a la vanguardia requiere que ponga en práctica su comprensión de la fuerza laboral con estrategias inteligentes que guíen su camino de cumplimiento a través de la nómina, los beneficios, la seguridad en el lugar de trabajo y más. Porque proteger a su organización significa proteger a su personal.

Gestión del cumplimiento de RR. HH.: ¿qué debería incluir?

Lograr un cumplimiento adecuado de RR. HH. requiere de varios elementos, comenzando por las siguientes áreas clave:

• Cumplimiento de las leyes: Manténgase al día con el cumplimiento de las leyes laborales locales, nacionales e internacionales, incluidas las regulaciones de salario y horas, los requisitos de beneficios, las leyes contra la discriminación y las normas de seguridad en el lugar de trabajo.
• Desarrollo de políticas: Cree, actualice y comunique políticas claras que reflejen la legislación vigente, los valores de la empresa y las recomendaciones de la industria, de modo que los empleados sepan qué se espera y qué se protege.
• Capacitación y educación: Proporcione a los equipos de RR. HH., gerentes y empleados una capacitación clave en cumplimiento, desde la prevención de acoso hasta la privacidad de los datos.
• Registro y documentación: Mantenga registros precisos y organizados de contratación, nómina, beneficios, desempeño y sanciones de acuerdo con los requisitos legales locales y de auditoría.
• Gestión de riesgos: Identifique y aborde las posibles brechas de incumplimiento e implemente procesos para resolverlas antes de que se conviertan en problemas costosos.

Las seis principales razones para adoptar una solución moderna de gestión de cumplimiento de RR. HH.

El cumplimiento de RR. HH. es obligatorio, lo que produce los siguientes beneficios no negociables. Una vez que haya puesto los puntos sobre las íes, podrá:

1. Reducir el riesgo legal y financiero: Mantener el cumplimiento evita multas costosas, demandas y daños a la reputación.
2. Mantener a la empresa preparada para auditorías: El buen mantenimiento de registros y los procesos actualizados significan menos sorpresas cuando llega la época de auditorías.
3. Apoyar el crecimiento a largo plazo: Una base sólida de cumplimiento permite a la empresa expandirse con confianza, sabiendo que lo esencial está cubierto.
4. Construir confianza y equidad: Cuando se han aplicado las políticas de manera consistente, los empleados se sienten más seguros y respetados. Las organizaciones de alta confianza reportan un 70% menos de estrés, 106% más de energía en el trabajo, y un 50% más de productividad, según el neurocientífico Paul Zak.
5. Mejorar la contratación y la retención: Un lugar de trabajo en cumplimiento y bien gestionado es más atractivo para el talento de primer nivel y es más probable que lo retenga.
6. Fortalecer la cultura de la empresa: Un trato justo, expectativas claras y condiciones de trabajo seguras crean un ambiente más saludable e inclusivo.

¿De qué manera el cumplimiento de RR. HH. agrega valor a una empresa?

El cumplimiento de RR. HH. hace que todo funcione mejor para todos, y eso es bueno para la empresa. Cuando una empresa entiende a su fuerza laboral y maneja sus problemas adecuadamente, genera confianza. Esa confianza ayuda a atraer y retener buenos empleados, a proteger a la empresa de problemas legales, y a apoyar una cultura positiva donde las personas pueden realizar su mejor trabajo.

¿Cuáles son las leyes clave de cumplimiento que debo conocer?

El cumplimiento de RR. HH. abarca una amplia gama de leyes laborales que varían según la región, pero la mayoría se enfocan en las mismas áreas centrales: pago justo, condiciones de trabajo seguras, igualdad de oportunidades y manejo adecuado de los datos de los empleados. Aquí hay algunos ejemplos clave de todo el mundo.

Salarios y horas

Desde las leyes nacionales sobre el salario mínimo hasta las reglas locales sobre tiempo extra, establecer correctamente el pago es una de las áreas más reguladas de RR. HH. En los EE. UU., la Ley de Normas de Empleo Justo (FLSA) establece un mínimo federal, pero estados como California y Nueva York tienen salarios mínimos más altos y reglas de tiempo extra más estrictas. En Canadá, las leyes salariales varían por provincia (por ejemplo, la Ley de Normas Laborales de Ontario). El sistema de Premios Modernos (Modern Awards) de Australia establece diferentes tasas salariales según la industria y el rol.

Derechos de permisos

Las leyes de permisos varían no solo entre países sino dentro de ellos. Los EE. UU. cuenta con la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA), pero algunos estados como Massachusetts (Licencia Familiar y Médica Pagada (Paid Family and Medical Leave)) o California (CFRA) ofrecen permisos adicionales remunerados. En Canadá, cada provincia, como Columbia Británica, tiene sus propias reglas para licencias por enfermedad, vacaciones y permisos parentales. El Reino Unido y Australia gestionan los permisos a nivel nacional, pero hay diferencias en los días festivos regionales.

Seguridad en el lugar de trabajo

Las leyes de seguridad existen a nivel mundial, pero su cumplimiento a menudo ocurre a nivel local. En los EE. UU., la OSHA establece normas nacionales, pero estados como California (Cal/OSHA) tienen programas propios más estrictos. En Australia, cada estado (por ejemplo, Nueva Gales del Sur de acuerdo con SafeWork NSW) tiene su propio regulador de seguridad en el lugar de trabajo bajo la ley nacional de Salud y Seguridad en el Trabajo. De manera similar, en Canadá, la seguridad en el lugar de trabajo se supervisa a nivel provincial; por ejemplo, WorkSafeBC en Columbia Británica.

No discriminación e igualdad de oportunidades

Leyes nacionales como el Título VII (EE. UU.) o la Ley de Igualdad (R.U.) sientan las bases, pero muchas leyes locales amplían el alcance. En los EE. UU., la Ley de Derechos Humanos de la Ciudad de Nueva York y las Ordenanzas de San Francisco ofrecen protecciones más amplias que la ley federal. La Carta de Derechos Humanos y Libertades de Quebec agrega protecciones únicas que van más allá de las normas federales canadienses.

Clasificación de los empleados

Clasificar incorrectamente a los contratistas como empleados conlleva serias consecuencias, y las reglas varían según la región. En los EE. UU., la AB5 de California estableció criterios estrictos para clasificar a los contratistas independientes. Australia y el Reino Unido también evalúan la clasificación de manera diferente según la región y la jurisprudencia. En Canadá, provincias como Alberta definen la condición de los contratistas según sus propios códigos laborales.

Reglas de rescisión y despido

En jurisdicciones "a voluntad" como la mayoría de los estados de los EE. UU., las rescisiones pueden ser rápidas, pero no sin riesgo. Estados como Montana requieren una causa justificada para la rescisión después de un período de prueba. En Canadá, las organizaciones en Quebec y Ontario deben pagar indemnización por despido bajo ciertas condiciones. En Australia, se exige el cumplimiento de períodos de preaviso y pagos por despido, y algunos acuerdos empresariales varían según el estado.

Protección de datos

Las leyes de privacidad globales impactan fuertemente en las operaciones de RR. HH. El RGPD de la UE se aplica en los estados miembros, mientras que la CCPA de California y la CDPA de Virginia introducen requisitos regionales dentro de los EE. UU. La PIPEDA federal de Canadá se aplica fuera de Quebec, que aplica su propia ley de privacidad (Ley 25, anteriormente Proyecto de Ley 64). La LGPD de Brasil también merece atención por parte de las multinacionales.

¿Cómo cumplen las oficinas de RR. HH. con las leyes laborales y regulaciones?

El cumplimiento de RR. HH. solo funciona cuando es continuo. Los equipos de RR. HH. se mantienen al día implementando los sistemas necesarios y designando a las personas adecuadas. Para algunos, eso podría significar tener un experto interno en cumplimiento o trabajar con asesores legales externos que conozcan bien las leyes cambiantes.

Muchos equipos de RR. HH. también dependen de herramientas y software como UKG que envían alertas sobre plazos importantes o actualizaciones legales, como cambios en el salario mínimo o nuevos requisitos de capacitación. Al hacerlo, Alli Baxter, Directora de Recursos Humanos, de las Escuelas del Condado de Bulloch informa,

"Nuestro cumplimiento ahora es 100% mejor. En términos de cumplimiento, estamos muy por delante de donde alguna vez estuvimos."

Las auditorías periódicas, la capacitación de empleados y las políticas internas claras también lo mantienen en cumplimiento. La clave es integrar el cumplimiento en los procesos diarios para que se convierta en parte de cómo funciona la empresa.

¿Qué pasos puede tomar RR. HH. para desarrollar un sistema eficaz de gestión de cumplimiento?

Aquí hay algunos pasos prácticos que RR. HH. puede tomar para construir un sistema de cumplimiento sólido.

• Asignar responsabilidad: Ya sea un funcionario de cumplimiento dedicado o un pequeño equipo, alguien debe hacerse cargo.
• Mantenerse informado: Conozca las últimas leyes y regulaciones utilizando fuentes confiables, asesores legales o software de RR. HH.
• Crear políticas claras: Escriba las reglas en un lenguaje claro para que todos sepan qué se espera de ellos.
• Capacíte a las personas periódicamente: Asegúrese de que los empleados y gerentes comprendan las políticas y sepan qué hacer.
• Use herramientas que ayuden: Cree recordatorios, listas de verificación o software para controlar los plazos y documentar todo adecuadamente.
• Revise y mejore: Revisar qué está funcionando (o no) y hacer actualizaciones según sea necesario.

¿Cuáles son los errores comunes en el cumplimiento de RR. HH que deben evitarse?

Lo entendemos. Con otras prioridades en las que concentrarse, es posible que el cumplimiento no sea lo primero en su lista de tareas. Pero dejarlo pasar, aunque sea inadvertidamente, puede generar grandes dolores de cabeza en el futuro. Aquí hay algunos errores comunes que debe tener en cuenta.

• Dejar que las políticas se desactualicen: Las leyes cambian, por lo que si su manual no se ha revisado en un tiempo, podría faltar algo importante.
• Incumplir los plazos de capacitación: Omitir las capacitaciones requeridas, como la prevención del acoso o la seguridad, puede dejar a los empleados sin preparación y a la empresa expuesta.
• Administrar los registros de manera deficiente: Los archivos incompletos o desorganizados pueden causar problemas durante auditorías o controversias legales.
• Aplicación inconsistente: Si no aplican las políticas de manera justa en toda la organización, puede generar riesgos legales y dañar la confianza de su fuerza laboral.

Mejores prácticas para la capacitación de cumplimiento

Las reglas cambian rápidamente, a veces de la noche a la mañana, por lo que RR. HH. necesita una forma de mantenerse al día con las responsabilidades más recientes de cumplimiento siguiendo estas mejores prácticas:

• Establezca sistemas que se adapten al crecimiento: Utilice procesos y herramientas que crezcan con su empresa, desde el seguimiento de los reconocimientos de políticas hasta el registro automático de acciones relacionadas con el cumplimiento.
• Refuerce el comportamiento: La capacitación formal es solo el comienzo. Haga un seguimiento con recordatorios, discusiones en equipo y ejemplos del mundo real para mostrar a su personal cómo aplicar sus conocimientos.
• Monitoree y ajuste en tiempo real: No espere a la revisión anual. Haga un seguimiento de los problemas de cumplimiento a medida que ocurren y adáptese rápidamente cuando algo no funcione.
• Haga visible el cumplimiento para el liderazgo de la organización: Transforme los datos en perspectivas, mediante informes para mostrar tendencias, marcar riesgos y mantener el cumplimiento en la agenda ejecutiva.
• Cree canales seguros para la retroalimentación y la presentación de informes: Facilite y asegure que los empleados expresen sus preocupaciones sobre cumplimiento, de manera anónima si es necesario, y demuestre que se toma sus problemas en serio.

¿Cuáles son las responsabilidades de RR. HH. en el cumplimiento de las leyes laborales?

RR. HH. es la columna vertebral del cumplimiento de la legislación laboral. Estará presente durante todo el ciclo de vida del empleado, desde la incorporación hasta la desincorporación, asegurándose de que cada formulario esté archivado, cada casilla marcada y cada política actualizada. Algunos de los procesos que manejará son delicados, como quejas y auditorías, pero todos tienen el objetivo de proteger a su organización y a su fuerza laboral.

¿Cuál es el papel de la tecnología para satisfacer las exigencias de cumplimiento?

La tecnología no reemplaza el buen juicio de RR. HH., pero hace que el cumplimiento sea mucho más manejable. Desde recordatorios automáticos sobre plazos de capacitación hasta sistemas que realizan un seguimiento de actualizaciones de políticas o cambios en las leyes laborales, la tecnología ayuda a los equipos de RR. HH. a mantenerse a la vanguardia sin quedar sepultados por tareas manuales. Puede simplificar la gestión de registros, detectar posibles problemas con anticipación y hacer que las auditorías sean menos estresantes. ¿El verdadero valor? Crea más capacidad para que RR. HH. se enfoque en las personas, sabiendo que las verificaciones y equilibrios adecuados están en su sitio tras bambalinas.

Preguntas frecuentes sobre cumplimiento de RR. HH.