Comprender la Gestión de la Fuerza Laboral: Una guía completa

Comprometa a su equipo y aumente la productividad con una solución dinámica de gestión de la fuerza laboral

Anticipar lo que su fuerza laboral necesitará la próxima semana, el próximo mes o dentro de varios años requiere algo más que visión de negocios e intuición. La Gestión de la Fuerza Laboral (GFL) es un equilibrio delicado entre la dotación de personal adecuada y la demanda de los clientes. Ya sea que tenga escasez de personal y necesite más empleados para manejar su carga de trabajo, o cuente con un número de empleados que no puede justificar, es importante lograr el equilibrio adecuado para mantener la eficiencia y mantener satisfechos tanto a los clientes como a los trabajadores.

Nuestra guía analiza cómo el software de gestión de la fuerza laboral es fundamental para la planificación de su organización. También le brindamos las preguntas específicas que debe hacer al evaluar la mejor plataforma para su empresa.

¿Qué es la gestión de la fuerza laboral?

La gestión de la fuerza laboral es la práctica de optimizar a los empleados de una organización para mejorar la productividad, la eficiencia y el rendimiento general de la empresa. Las actividades de Gestión de la Fuerza Laboral incluyen la planificación de turnos, el seguimiento de la asistencia, la previsión de las necesidades de personal y la gestión del cumplimiento normativo.

¿Qué es una solución de gestión de la fuerza laboral?

La gestión de la fuerza laboral tradicional se basa en procesos en papel o en hojas de cálculo para realizar un seguimiento manual de las actividades de los empleados, como ausencias, asistencia y patrones de turnos. Pero estas tareas repetitivas representan una carga para la gerencia y los departamentos de Recursos Humanos, al tener que mantener registros precisos y actualizados.

Una solución de gestión de la fuerza laboral es una plataforma de software que ayuda a las empresas a automatizar y agilizar sus procesos de gestión de la fuerza laboral. Es un enfoque más productivo que elimina el riesgo de error humano.

¿Por qué es importante la gestión de la fuerza laboral?

El concepto de Gestión de la Fuerza Laboral surge a finales de la década de 1980, cuando los gerentes de centros de llamadas exploraron nuevas formas de impulsar la eficiencia entre su personal. Desde entonces, se adoptó ampliamente en muchos otros sectores debido a los múltiples beneficios que aporta:

1. Impulsar el compromiso

Gallup informa que el estrés de los trabajadores ha alcanzado niveles récord desde la pandemia, con 52 % de los empleados en EE. UU. y Canadá encuestados que experimentaron estrés el día anterior. El compromiso de empleados ahora es máxima prioridad para las empresas que han enfrentado desde la Gran Renuncia hasta la renuncia silenciosa, mientras sus trabajadores buscan reducir el estrés y recuperar el control sobre su equilibrio de vida y trabajo.

Como respuesta, las empresas deben crear un entorno laboral donde cada empleado pueda prosperar. La gestión de la fuerza laboral está en el centro de esta cultura de apoyo, empoderando a los empleados para que:

tomen el control de sus horarios
realicen solicitudes de tiempo libre remunerado
colaboren de manera eficaz con los miembros del equipo

2. Garantizar el cumplimiento normativo

Cualquier organización debe planificar las actividades de su fuerza laboral de acuerdo con las leyes y regulaciones laborales de su estado o región. Estas pueden estar relacionadas con:

horas de trabajo
salario mínimo
derechos de permisos
normas de salud y seguridad.

Las herramientas de la Gestión de la Fuerza Laboral permiten que los gerentes supervisen y hagan un seguimiento del cumplimiento normativo, garantizando que la organización opere dentro de los límites legales.

3. Apoyar el trabajo híbrido

El modelo de trabajo híbrido se ha incrementado desde la pandemia, ya que las empresas y los trabajadores reconocen el valor de trabajar desde casa al menos parte de la semana. La investigación de Gallup revela que el 60 % de los trabajadores con posibilidad de trabajo remoto trabajan solo en las instalaciones en 2019, pero esto se redujo a solo el 20 % en 2023.

A medida que el trabajo híbrido se vuelve más común, las soluciones de Gestión de la Fuerza Laboral resultan esenciales para gestionar equipos remotos y mantenerlos alineados con el resto de la organización.

4. Reducir los costos operativos

Las herramientas de gestión de la fuerza laboral proporcionan perspectivas detalladas y en tiempo real sobre cómo, cuándo y dónde se despliegan sus empleados en toda su organización.

Al gestionar el tiempo extra, reducir el tiempo ocioso y optimizar los horarios de los turnos, las organizaciones pueden reducir los costos laborales de acuerdo con los objetivos financieros y los presupuestos de la empresa.

5. Aumentar la productividad de la fuerza laboral

Con una solución de Gestión de la Fuerza Laboral, las empresas cuentan con visibilidad en tiempo real de su fuerza laboral. Gracias a las recomendaciones de planificación de horarios impulsadas por IA y la capacidad de tomar decisiones basadas en datos, se hace un mejor uso de la fuerza laboral, y esto mejora la productividad y la eficiencia de la organización.

Este aumento en la productividad de los empleados resulta esencial para las empresas que buscan la transición a una semana laboral de cuatro días, siguiendo un esquema de 100 % de salario, 80 % de horas y 100 % de productividad. Microsoft Japón aumentó la productividad en un 39,9 % en 2019 al hacer de esto una solución viable, y muchos otros países ahora están probando su propio enfoque de la semana laboral de cuatro días.

6. Habilitar la automatización

La gestión de la fuerza laboral eficaz abarca todos los aspectos del ciclo de vida del empleado, desde la contratación y la incorporación hasta la jubilación. Las mejores soluciones de la Gestión de la Fuerza Laboral se integran con otras tecnologías esenciales de RR. HH., como la Gestión del Capital Humano (HCM) y los sistemas de nómina. Este enfoque crea una solución unificada que:

Optimiza los procesos clave
Reduce la entrada manual de datos
Mejora la precisión

Al automatizar estas tareas, los gerentes pueden concentrarse en aspectos más críticos de la gestión de la fuerza laboral, como la satisfacción y el compromiso de empleados.

¿Cuáles son los objetivos principales de la gestión de la fuerza laboral?

Las empresas interesadas en implementar una solución de gestión de la fuerza laboral tienen objetivos específicos para impulsar la implementación. Los objetivos estratégicos más comunes incluyen:

Realizar predicciones precisas de la fuerza laboral

Desde la demanda estacional hasta el impacto de la IA generativa, las empresas experimentan fluctuaciones en su recuento de personal y deben encontrar la manera de realizar una previsión precisa de sus requerimientos laborales futuros.

Las soluciones de Gestión de la Fuerza Laboral ayudan a alcanzar este objetivo al analizar:

Datos históricos
Próximos eventos
Falta de habilidades
Otros factores que afectan los niveles de personal.

Al predecir con precisión las necesidades laborales, las organizaciones pueden optimizar los horarios del personal para minimizar costos y maximizar la productividad.

Garantizar el cumplimiento normativo

A medida que los requisitos laborales evolucionan, las empresas deben mantenerse al tanto de cualquier cambio regulatorio para satisfacer sus obligaciones de cumplimiento normativo. En un seminario web, el Consultor de aplicaciones de Gestión de la Fuerza Laboral, Matthew Grabowski, explica,

"En UKG, nos dedicamos a garantizar el cumplimiento con las normativas estatales y federales. Una empresa con la que trabajo ha acumulado más de 38 millones de dólares en multas en los últimos seis años, por lo que el cumplimiento normativo es el problema más importante en este momento cuando analizamos la gestión de la fuerza laboral".

Inspirar una cultura de acción

Con el ritmo acelerado de los negocios modernos, las organizaciones no pueden esperar para ver qué sucede después. Para mantenerse competitivas en el mercado, deben adoptar un enfoque proactivo que anticipe y aborde los desafíos y oportunidades que enfrentan.

Con las herramientas y los datos adecuados al alcance, los gerentes pueden tomar decisiones rápidas, informadas y éticas para alcanzar sus objetivos de negocios e impulsar la innovación dentro de sus equipos. Así se impulsa el crecimiento empresarial y se fomenta una cultura laboral que valora la iniciativa, la previsión estratégica y la mejora continua.

Superar las barreras para la expansión global

No importa si su empresa se expande a otros países o a nuevos mercados, probablemente encontrará algunos obstáculos. Debe considerar múltiples factores, desde las diferencias de idioma y cultura hasta el incumplimiento y los requisitos regulatorios relacionados con el sector.

Las soluciones de Gestión de la Fuerza Laboral superan estas barreras, y proporcionan herramientas para:

facilitar la comunicación entre países
simplificar la planificación de horarios entre husos horarios
garantizar el cumplimiento normativo de las leyes laborales locales

Con un sistema potente de gestión de empleados, puede expandir sus operaciones de negocios sin preocuparse por perder el control sobre su fuerza laboral global.

Mejorar la eficiencia

La eficiencia tiene un impacto directo en los resultados financieros de su organización. Menos desperdicio, mayor rapidez de producción y menos tiempo inactivo le ahorrarán dinero, liberando recursos para invertir en otras áreas de su negocio. Si bien los procesos optimizados están indudablemente vinculados a la productividad, también son importantes los niveles de energía de sus empleados y sus patrones de trabajo preferidos.

Las empresas pueden alcanzar mayor eficiencia al dar a los empleados acceso a sistemas de gestión de la fuerza laboral, lo que les permite intercambiar turnos, solicitar tiempo libre y mejorar su equilibrio de vida y trabajo con solo unos clics. La capacidad de gestionar los horarios de los empleados de forma independiente fomenta el sentido de autonomía de la fuerza laboral, que es un factor clave para impulsar la productividad y el compromiso, con un excelente retorno de la inversión.

Caso de estudio: Nucleus Research realizó un análisis de ROI de 11 implementaciones de Gestión de la Fuerza Laboral, que reveló que cada dólar gastado generó $12,24 en beneficios, ahorro de tiempo, retención, compromiso y nómina. Las empresas recuperan su inversión en tan solo cinco meses.

¿Cuáles son las funciones y características principales de una solución de gestión de la fuerza laboral?

El mercado de software ofrece numerosas soluciones de gestión de la fuerza laboral, cada una con diferentes características y funcionalidades para elegir. Aunque las opciones pueden parecer infinitas, una solución de Gestión de la Fuerza Laboral de calidad, como UKG Pro® Workforce Management, debe incluir las siguientes características clave:

Tiempo y asistencia

El seguimiento de tiempo es un elemento fundamental de la gestión de la fuerza laboral que se vincula con la nómina. Permite a las empresas registrar con precisión las horas que trabajan los empleados. Con la automatización del control de tiempo tanto para trabajadores por hora como para asalariados, las empresas pueden:

reducir los errores de seguimiento manual y de entrada de datos
eliminar el robo de horas
cumplir con las leyes laborales

El seguimiento de la asistencia también proporciona perspectivas sobre los patrones de ausencias planificadas, incidentales y prolongadas. Los gerentes pueden identificar áreas de mejora, como abordar los retardos o reducir el ausentismo imprevisto de los empleados.

Planificación de horarios

La planificación de horarios del personal es una tarea compleja influenciada por:

disponibilidad del empleado
preferencias de turno
regulaciones laborales

Las recomendaciones de planificación de horarios con tecnología de IA permiten que las empresas crean horarios optimizados para sus empleados en minutos en lugar de horas. Con una mejor visibilidad de los requisitos de personal, los gerentes pueden evitar situaciones de exceso o escasez de personal, lo que resulta en ahorros de costos y una mayor productividad.

Además, las funciones de planificación de horarios de empleados, como el autoservicio y el intercambio de turnos, permiten que el personal trabaje con horarios flexibles, lo que aumenta la satisfacción laboral y el compromiso.

Analíticos

Los analíticos de gestión laboral ofrecen a las organizaciones perspectivas valiosas sobre los datos de su fuerza laboral. Con paneles e informes personalizables en tiempo real, las empresas pueden realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento como el cálculo de costo laboral, los niveles de productividad y las tendencias de tiempo extra. Estas perspectivas basadas en datos permiten a los gerentes tomar decisiones estratégicas que se alineen con los objetivos y metas de la organización.

Comunicación del empleado

Permita que su personal dé su opinión al facilitar un diálogo abierto entre gerentes y empleados. Las soluciones de Gestión de la Fuerza Laboral ofrecen herramientas de comunicación integradas, como chats grupales, mensajería directa y anuncios a toda la empresa, para informar a los empleados sobre sus horarios, solicitudes de tiempo libre remunerado, intercambios de turnos y otras noticias importantes de la empresa o cambios en las políticas. Esta función también permite que los gerentes recopilen comentarios cruciales de los empleados.

Planificación estratégica de la fuerza laboral

A medida que se amplía la falta de habilidades y cambian los recuentos de personal, las empresas deben comprometerse con la planificación de la fuerza laboral para anticipar sus necesidades futuras. El software de Gestión de la Fuerza Laboral ayuda a los líderes de RR. HH. y a los gerentes con la planificación de capacidad y la presupuestación de la cobertura de personal basándose en:

Datos históricos
Restricciones de presupuesto (para personal)
Objetivos de negocios

Este enfoque estratégico para la previsión de la demanda permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a entornos de negocios cambiantes y mantenerse por delante de la competencia

¿Cómo varía la Gestión de la Fuerza Laboral según el sector o el tamaño de la empresa?

La optimización de la fuerza laboral es una práctica recomendada para cualquier tipo de organización en cualquier sector. Por ejemplo:

El sector de comercio minorista puede tener interés en crear un modelo laboral que se adapte a la fluctuación de la demanda de clientes y a las alteraciones de la economía.
Las organizaciones de atención de la salud pueden buscar una solución que se apoye en los datos para resolver problemas de escasez de personal.
El sector de manufactura puede querer mejorar sus procesos de planificación de horarios de la fuerza laboral para retener por más tiempo a los trabajadores calificados.

Más allá de las diferencias entre sectores, su enfoque de Gestión de la Fuerza Laboral también puede variar según el tamaño de su organización:

Empresas pequeñas

Las empresas pequeñas deben tener en cuenta lo siguiente:

Restricciones presupuestarias: Las empresas pequeñas generalmente tienen recursos limitados y podrían beneficiarse de herramientas de Gestión de la Fuerza Laboral de bajo costo que sean fáciles de implementar.
Sencillez y facilidad de uso: Las herramientas y los procesos deben ser fáciles de usar, ya que las empresas pequeñas no suelen tener personal especializado para gestionar sistemas complejos de WFM o del tiempo necesario para dedicarse a la capacitación.
Necesidades básicas de cumplimiento normativo: Garantizar el cumplimiento normativo de las leyes y regulaciones laborales federales puede ser más sencillo para equipos pequeños.

Empresas medianas

A medida que su negocio crece, su sistema de WFM debería escalar fácilmente para acomodar a más empleados y horarios complejos. Algunas consideraciones esenciales incluyen:

Capacidades de integración: La sincronización de la solución de Gestión de la Fuerza Laboral con otros sistemas, como las plataformas de nómina y el Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS), optimiza los procesos y elimina redundancias de datos. A medida que su negocio crece, también puede necesitar integraciones sólidas con sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o de planificación de recursos empresariales (ERP).
Gestión mejorada del cumplimiento normativo: A medida que la fuerza laboral crece, gestionar el cumplimiento normativo se vuelve más complejo y crucial.
Coordinación departamental: Diferentes departamentos o sucursales pueden tener necesidades de WFM variadas, y su sistema debe atender esta diversidad.

Empresas grandes

Las organizaciones empresariales suelen tener necesidades de planificación de horarios más complejas, con múltiples turnos, ubicaciones y puestos. Asegúrese de que su solución de software de WFM incluya lo siguiente:

Informes avanzados: Los analíticos sofisticados pueden realizar un seguimiento de la productividad, el cálculo de costos laborales y otros indicadores clave de rendimiento.
Personalización: Cada organización es única y la Gestión de la Fuerza Laboral debe poder adaptarse a los procesos y políticas organizativos específicos.
Gestión integral del cumplimiento: Las organizaciones grandes generalmente operan en múltiples jurisdicciones, lo que vuelve más compleja la gestión del cumplimiento normativo.
Portales de autoservicio para empleados: Deles el control a los empleados con el acceso a los horarios, las solicitudes de permisos y otras funciones centrales de RR. HH..

Cómo elegir una solución de gestión de la fuerza laboral

Con una inmensidad de opciones disponibles, seleccionar la solución de gestión de la fuerza laboral adecuada para su organización puede ser un desafío. Vale la pena realizar una investigación exhaustiva de una lista reducida de herramientas de Gestión de la Fuerza de Laboral y compararlas entre sí antes de invertir en una. Esta es una lista de verificación que puede revisar durante su proceso de evaluación de la solución de Gestión de la Fuerza Laboral:

Funciones principales

¿Qué necesidades específicas de gestión de la fuerza laboral tiene la organización y qué tan bien las aborda la solución?
¿La solución ofrece flexibilidad y opciones de personalización para adaptarse a los requisitos operativos y del sector específicos de la organización?
¿Qué funciones ofrece la solución para agilizar y mejorar procesos como la planificación de horas, el seguimiento de tiempo y la administración de ausencias?

Precios

¿Cuál es el costo total de la solución, incluido la configuración, la suscripción y cualquier tarifa adicional?
¿Cómo se alinea la estructura de precios con el tamaño de nuestra organización y las restricciones presupuestarias?
¿Existen opciones de precios flexibles que escalen con el crecimiento de nuestra organización?

Cumplimiento normativo

¿Cómo garantiza la solución el cumplimiento normativo de las leyes laborales pertinentes y de las regulaciones del sector?
¿Cómo se actualiza el sistema cuando cambian los requisitos legales?
¿Existen funciones para ayudar a gestionar las reglas sindicales, el tiempo extra y otros aspectos relacionados con el cumplimiento normativo?

Integraciones

¿La solución se integra con facilidad con los sistemas existentes de RR. HH., nómina y empresariales?
¿Cómo se gestiona el intercambio y la sincronización de datos entre diferentes plataformas?
¿Existen API u otros soportes técnicos para integraciones personalizadas, si fuera necesario?

Experiencia de Empleado

¿La plataforma es intuitiva para los usuarios nuevos?
¿Qué comentarios han proporcionado los empleados sobre su experiencia?
¿Existen funciones que se encarguen específicamente de mejorar el compromiso de empleados y la satisfacción?

Escalabilidad

¿Qué tan bien puede la solución adaptarse al crecimiento y a las necesidades cambiantes de nuestra organización?
¿Existen límites para la cantidad de usuarios, ubicaciones o volumen de datos?
¿Puede el sistema manejar estructuras organizativas complejas a medida que la empresa se expande?

Seguridad y privacidad de los datos

¿Qué medidas tiene la solución para proteger los datos sensibles de los empleados?
¿Cumple la plataforma con las normativas de privacidad de datos, como la GDPR o la CCPA?
¿Cómo gestiona el sistema las copias de seguridad de datos, la recuperación y las respuestas ante infracciones?

Atención al cliente y capacitación

¿Qué tipo de atención al cliente se ofrece? Por ejemplo, soporte telefónico las 24 horas al día, los 7 días de la semana, chat en vivo o base de conocimientos comunitaria.
¿Existen recursos y programas de capacitación integrales disponibles para administradores y usuarios finales?
¿Qué dicen otros clientes sobre su experiencia con la atención y la eficacia de la capacitación?

Optimice la gestión de la fuerza laboral con UKG

UKG Pro Workforce Management facilita poner al personal en primer lugar. Nuestra plataforma ofrece un enfoque personalizable para la gestión de la fuerza laboral, lo que significa que puede adaptar reglas y funciones para satisfacer las necesidades específicas de su sector y de su organización. Ya sea que necesite realizar un seguimiento de la asistencia, mejorar la asignación de recursos o aumentar la productividad, nuestra plataforma de Gestión de la Fuerza Laboral proporcionará una experiencia superior para todos.

¿Está listo para optimizar la gestión de la fuerza laboral en su organización? Realice un recorrido del producto hoy o comuníquese con nuestro equipo de ventas para recibir más información.